プロフィールの作成と削除

Workplaceアカウントは、システム管理者が作成します。個別に作成することも一括で作成することも可能です。クラウドアイデンティティプロバイダーや Active Directoryを利用したプログラムによるアカウントの作成については、ITと開発者のサポートにアクセスしてご覧ください。

基本情報
Workplaceで新しいユーザーアカウントを作成するには、次の3つの段階があります。
  1. プロビジョニング: Workplaceインスタンス内に利用者アカウントを作成します(メンバーには通知されません)。
  2. 招待: プロビジョニングされたメンバーがアカウントを取得できるようにします(メンバーに通知されます)。
  3. 取得: 招待されたメンバーがWorkplaceアカウントを有効にします。
利用者をWorkplaceに招待する方法によって、そのアカウントがプロビジョニング済みとして作成されるか招待済みとして作成されるかが決まります。利用者がプロビジョニング済みの状態から招待済みの状態になったときに、初めてその利用者は請求対象ユーザーになります。
Workplaceを使用するための招待を同僚に送信するまで、アカウントをプロビジョニングしたことが同僚に通知されることはありません。以下の場合は、アカウントがプロビジョニング済みの状態です。
  • 利用者がアカウントを取得できず、アカウントを取得しようとしても失敗する。
  • Workplaceからのメールやその他の通知が利用者に届いていない。
  • プロビジョニング済みのアカウントについては、料金は請求されません。
同僚がアカウントを取得できるようになったら、Workplaceに招待します。
招待した同僚にメールが送信され、アカウントの取得に使用する一意の自動生成URLが通知されます。シングルサインオンに対応したアカウントがあるメンバーは、設定済みのSSOサービスからWorkplaceにログインしてアカウントを取得することもできます。
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Workplaceの新しい利用者アカウントを作成するには、次の3つの段階があります。
  1. プロビジョニング済み: Workplace内に利用者アカウントを作成します。利用者には通知されません。
  2. 招待済み: プロビジョニングされた利用者がアカウントを取得できるようにします。利用者に通知されます。
  3. 取得済み: 招待された利用者がWorkplaceアカウントを有効にした状態です。
利用者をWorkplaceに招待する方法によって、そのアカウントがプロビジョニング済みとして作成されるか招待済みとして作成されるかが決まります。利用者がプロビジョニング済みの状態から招待済みの状態になったときに、初めてその利用者は請求対象になります。
手動によるアカウントの個別作成
個別作成されたアカウントはすぐに招待済みの状態に設定され、アカウントを取得するよう求めるメールが利用者に送信されます。
アカウントの一括作成
アカウントの一括管理ツールを使用してアカウントを作成する場合、アカウントをすぐに招待するか後で招待するかを選択できます。後で招待することを選択すると、アカウントはプロビジョニング済みとして作成されるため、後で招待することが必要になります。
G SuiteまたはMicrosoft Azure Active Directory
G SuiteやMicrosoft Azure ADを使用してアカウントを作成する場合、アカウントをすぐに招待するか後で招待するかを選択できます。
すぐに招待することを選択すると、アカウントは招待済みとして作成され、利用者に招待メールが送信されます。後で招待することを選択すると、アカウントはプロビジョニング済みとして作成されるため、後で招待することが必要になります。
その他のクラウドアイデンティティプロバイダーまたはActive Directory Syncコンポーネント
別のクラウドアイデンティティプロバイダー(Okta、OneLogin、Ping Identity)にリンクしているか、Active Directory Syncコンポーネントを使用している場合、アカウントはプロビジョニング済みとして作成され、後で招待することが必要になります。
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利用者のプロビジョニングとは、利用者アカウント情報のアップロードとWorkplaceインスタンスの設定を管理者が利用者に通知せずにできるよう許可することです。
招待済みのメンバーと未招待(プロビジョニング済み)のメンバーが分かれているため、Workplaceの管理者はグループを作成し、そのグループにプロビジョニング済みのメンバーを追加することでコミュニティを始めることができます。管理者がコミュニティを始める準備が整ったら、メンバーをWorkplaceに招待できるようになります。利用者は、各自のアカウントで最初にログインするときには、すでに関連グループのメンバーになっています。
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ユーザーの招待
注: info@domain.comやsales@domain.comなど、人の名前が含まれていないメールアドレスを使用してWorkplaceアカウントを作成することはできません。これは、アカウントの所有者が誰なのかをコミュニティのメンバーが把握できるようにし、そのアカウントで作成されたコンテンツの責任の所在を明確にするための仕様です。
メンバーを個別に追加する
Workplaceにメンバーを個別に追加するには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. [メンバーを追加]をクリックします。
  4. [ユーザーを1人追加]をクリックします。
ここで、個人の詳細を入力して[実行]をクリックします。この方法で作成されたアカウントにはすぐに招待が送信されます。
メールを使って複数のメンバーを追加する
複数のアカウントを一度にWorkplaceに追加するには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. [メンバーを追加]をクリックします。
  4. [複数のユーザーを追加]をクリックします。
ここで、ユーザーのメールアドレスを入力して[追加]をクリックします。この方法で作成されたアカウントにはすぐに招待が送信されます。リンクをコピーしてメンバーにシェアし(1つのリンクを最大300人でシェア可能)、メンバーが詳細画面にアクセスしてアカウントを作成することもできます。作成されたアカウントは、管理者の承認が必要になります。管理者がアカウントを承認すると、その社員がアカウントを取得できるようになります。
電話番号を使ってメンバーを追加する
電話番号を使用したメンバーの追加は、携帯電話からのみ可能です。この機能は、一部の企業・組織にのみご利用いただけます。
電話番号を使ってメンバーを追加するには:
  1. 右上にある をタップします。
  2. [メンバーを追加]をタップします。
  3. ここで、Workplaceに招待するメンバーの電話番号を追加します。
  4. 追加する電話番号を既存の連絡先から選択することもできます。
システム管理者は、電話番号を使ったプロフィール作成のオンとオフを切り替えることができます。[管理者用パネル][設定]から操作を行ってください。
: すべての電話番号が正しいことを確認してください。選択した電話番号に招待を送信すると、その利用者はWorkplaceのすべての機能にアクセスできるようになります。
ExcelファイルやCSVファイルによるアカウントの一括作成
多数のアカウントを一度にWorkplaceに追加するには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. [メンバーを追加]をクリックします。
  4. [CSVまたはXLSXファイルをインポート]をクリックします。
ここで、テンプレートファイルをダウンロードしてアップロードに必要なフォーマットについて確認できます。準備ができたら、[ファイルをインポート]をクリックします。
アイデンティティプロバイダーを使用したアカウントの一括作成
Workplaceは、Azure AD、G Suite、Okta、OneLogin、Pingなどの主要なクラウドアイデンティティプロバイダーと特別な設定をすることなく統合できます。クラウドアイデンティティプロバイダーには、Workplace Import (プロビジョニングコネクターはWorkplaceによってホストされます)またはWorkplaceカスタム統合(プロビジョニングコネクターはアイデンティティプロバイダーによってホストされます)を使用してリンクできます。
SCIM APIを使用したアカウントの一括作成
SCIM APIを使用したアカウントのプロビジョニングと利用解除については、こちらのガイドをご覧ください。
一括アカウント管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
利用者の招待の設定
管理者は、次のいずれかの招待の設定を選択して、Workplaceに参加する人を管理できます。
  • 招待された人のみ参加可能: Workplaceコミュニティに参加できる人を、地域や部門、チームなど、組織の特定のセグメントの同僚に限定できます。
  • 許可リスト追加済みまたは認証済みのドメインのすべての人: Workplaceコミュニティには組織内のすべての人が参加できます。
招待の設定を変更するには、管理者用パネルにアクセスして[設定]をクリックします。関連する設定は、[参加とリクエスト]の見出しの下にあります。
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利用者が招待され、アカウント取得のプロセスに進むと、プロフィール情報の確認または入力とパスワードの設定を求められます。社員がこのプロセスに進むには、Workplaceから送信されたメールに記載されたアカウント取得のための固有のURLに移動するか、招待された後でシングルサインオン(SSOが有効な会社のみ)のページに移動します。
注: 会社がコミュニティ用にSSOを有効にしている場合、メンバーはアカウント取得のプロセスに進む前に、SSOシステムにログインするよう求められます。
Workplaceにアクセスすると、以下の手順で登録が完了します。
1. 利用規約に同意して、プロフィールの詳細情報を確認する
管理者用パネルの設定によっては、会社の利用規約への同意、プロフィールの詳細情報の確認、入力、修正、プロフィール写真の設定を求められます。
2. パスワードを設定する
パスワードの設定を求められます。SSOが有効なコミュニティでは、この手順は省略されます。
3. デフォルトグループを選択する
メンバーはデフォルトを選択するか、特定のグループを検索して、メンバーになるグループを選択できます。その後ニュースフィードに移動し、Workplaceの利用を開始できます。
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同僚のWorkplaceアカウントをプロビジョニングしたら、次のステップに進んでアカウントを招待します。アカウントを招待するときは、ユーザー全員ユーザーグループ特定のユーザーを選択できます。
全員を招待する
ユーザー全員を招待するには、以下の手順に従ってください。
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [未送信の招待]をクリックします。
  3. [すべて招待]をクリックします。
  4. [送信]をクリックします。
選択した人を招待する
このオプションを選択すると、特定のユーザーグループを招待できます。特定のユーザーグループを招待するには、以下の手順に従ってください。
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [未送信の招待]をクリックします。
  3. [招待する人を選択]をクリックします。
  4. ポップアップが表示されたら、招待するメンバーのリストのファイル形式を、.csv、.xlsx、.xlsの中から選択します。テンプレートが必要な場合は、ポップアップからダウンロードできます。
  5. [ファイルをインポート]をクリックしてファイルをアップロードします。
  6. [送信]をクリックします。
特定のユーザーを招待する
このオプションを選択すると、特定のユーザーを招待したり、最初の招待を受け取っていないユーザーに招待を再送信したりできます。特定のユーザーを招待するか、招待を再送信するには、以下の手順に従ってください。
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. リスト内のユーザーを検索します。検索ボックスでユーザーを検索することもできます。
  4. 招待したいユーザーの名前の横にある[招待]を選択します。
  5. [送信]をクリックします。
ユーザーのメールドメインを認証している場合は、ユーザーに送信する招待メールをカスタマイズできます。メールのドメイン認証について、詳しくはこちらをご覧ください。
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管理者は、セルフ招待の設定をオンにすることができます。オンにすると、選択したメールドメインのアドレスを持つ人なら誰でも招待なしでWorkplaceに参加できるようになります。
セルフ招待をオンにするには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [設定]をクリックします。
  3. [Workplaceに参加できる人]の横にある をクリックします。
  4. [許可リスト追加済みまたは認証済みのドメインのすべての人]を選択して[保存]をクリックします。
  5. [設定]ページに戻り、[アクセスリクエスト]の横にある をクリックします。
  6. [許可リスト追加済みまたは認証済みのドメインからのアクセスリクエストを自動承認する]を選択して[保存]をクリックします。
そうすると、選択した認証済みのメールドメインまたは許可リストに登録されているメールドメインの人は、管理者がリクエストを承認しなくてもWorkplaceに自動的に参加できるようになります。
メールドメインの管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
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この記事の内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。この操作はコンピューターでのみ実行できます。
社内ダッシュボードから未取得のアカウントを持つ社員に確認メールを再送信できます。すべての未取得のアカウント、または社員のリストに確認メールを再送信するオプションがあります。
社員に確認メールを再送信するには:
  1. [管理者用パネル][メンバー]をクリックします。
  2. [メンバーを編集]の横にある をクリックし、[アカウント取得のお知らせを送信]を選択します。
  3. [すべての未取得のアカウント]または[特定のアカウント]を選択して表示される指示に従ってください。
  4. 選択を行ったら、[送信]をクリックします。
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ適用されます。
Workplaceへの最初の招待を送信した後、2通のリマインダーメールが送信されます。1通目は3日後に、2通目は5日後に送られます。
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ユーザーの削除
アカウントを利用解除した場合:
  • 利用を解除する前の投稿、コメント、メッセージは、利用が解除された後も同僚に対して表示されます。グループとイベントのスレッドが影響を受けることはなく、削除されたアカウントに関わるコンテンツは削除されません。
  • 従業員のアカウントを解除すると、その従業員はすべてのWorkplaceのセッションからログアウトされ、Workplaceにアクセスできなくなります。
アカウントを削除した場合:
  • 同僚は、Workplaceでそのアカウントを見ることができなくなります。
  • アカウントが削除された従業員が投稿した写真やコンテンツ、バックアップシステムに保存されているデータなどがすべて削除されるまでには、最長で90日かかります。
  • 削除された利用者のコンテンツに関わる他の利用者のコンテンツ(削除された利用者の投稿へのコメントなど)も削除されます。
  • 情報が削除されている間、Workplaceの他の利用者はそれらの情報にアクセスすることはできません。
  • Workplaceで社員が行った作業の中には、その社員のアカウントに保存されないものがあります。例えば、従業員のアカウントを削除した後も、同僚がその従業員からのメッセージを保存している可能性があります。
注: ユーザーアカウントの利用解除が反映されるまで、最大24時間かかります。
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。社員のWorkplaceアカウントを利用解除するには、管理者がコンピューターからWorkplaceにログインする必要があります。
社員が退職したら、その人のアカウントを利用解除して、Workplaceへのアクセス許可を消去できます。アカウントを利用解除する前にその社員が行った投稿、コメント、メッセージは、利用解除後も見ることができます。
社員のWorkplaceアカウントを利用解除するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. アカウントを利用解除する社員の横にある をクリックし、[アカウントの利用解除]を選択します。
  4. [実行]をクリックします。
注: アカウントの利用解除をしてもグループのメンバーシップはすぐには削除されません。グループのメンバーシップは4日後に自動的に削除されます。利用解除されたアカウントが4日以内に再開されれば、すべてのグループメンバーシップとチャットのメンバーシップは保持されます。4日を過ぎると、グループおよびチャットのメンバーシップを復元することはできなくなります。
ユーザーアカウントの利用解除が反映されるまで、最大24時間かかります。社員のWorkplaceアカウントを利用解除すると、その社員はすべてのWorkplaceセッションからログアウトされ、Workplaceにアクセスできなくなります。
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Workplaceのシステム管理者が削除できるのは、取得されたことのないユーザーアカウントまたは現在利用解除されているユーザーアカウントのみです。管理者がパスワードをリセットした場合は、24時間待ってから取得済みのユーザーアカウントを削除する必要があります。データを削除せずにユーザーアカウントへのアクセスのみを停止する場合は、アカウントを削除するのではなく利用解除します。
ユーザーアカウントを削除した場合
ユーザーアカウントを削除する場合、以下の点にご注意ください。
  • この操作は元に戻せません。
  • 削除されたユーザーはWorkplaceにログインできなくなります。
  • ユーザーが[管理者用パネル][メンバー]セクションに表示されなくなります。
  • ユーザーの投稿、コメント、およびメッセージが完全に削除されます。
  • 同僚はWorkplaceでそのアカウントを見ることができなくなります。
  • アカウントを削除された利用者のアクションがすべて削除されるまで、最長で90日かかります。
  • 削除された社員のコンテンツに依存している他の社員のコンテンツ(削除された社員の投稿へのコメントなど)も削除されます。
  • Facebookが関連する情報を削除している間、Workplaceの他の利用者はその情報にアクセスできません。
  • Workplaceで社員が行ったことのなかには、その社員のアカウントに保存されないものがあります。例えば、アカウントを削除した後も、同僚が削除されたアカウントからのメッセージを保存している可能性があります。
  • 社員はグループから削除され、管理者権限も失われます。ただし、ユーザーアカウントを削除してから14日以内に利用を再開すれば、管理者権限は復元されます。
アカウントの削除
利用解除した社員のWorkplaceアカウントを削除する方法は次のとおりです。
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. アカウントを削除する社員の名前の横にある をクリックします。
  4. [アカウントを削除]をクリックします。
  5. [確認]をクリックします。
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グループのメンバーシップは、アカウントの停止後、最大4日間保持されます。4日以内にアカウントを再開した場合は、引き続きグループのメンバーになります。管理者は、アカウントの停止後もWorkplaceでグループのメンバーシップが保持されている利用者を確認できます。
グループメンバーのアカウントが利用解除された後に再開された場合、そのメンバーがコンピューターでWorkplaceにログインし、ホームページの左側にある[グループ]をクリックすると、自分が参加していた公開グループ、非公開グループ、秘密のグループを確認できます。そこから、グループに再度参加することができます。
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社員が団体を辞めたとき、その人のWorkplaceアカウントを適宜無効にすることが重要です。認証トークンは即座に期限切れとならないため、認証にシングルサインオンを使用する場合でもこの手順の重要さは変わりません。
IDPまたはAD同期による自動プロビジョニングを使用している場合は、この手順はデフォルトで有効になっています。手動プロビジョニングまたはCSVを使用している場合は、Workplaceアカウントの利用停止を社員退職プロセスのフローの一部に組み込んでおく必要があります。
利用者のアカウントを利用解除する方法についてはこちら、利用者のアカウントを一括で利用解除する方法についてはこちらをご覧ください。
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一括アクション
Workplaceでは、コンマ区切り値(CSV)ファイルまたはExcelファイルを使用した利用者アカウントの一括管理がサポートされています。Workplaceに最初の利用者をプロビジョニングしたり、新しい部門やマネージャを追加したり、コミュニティの一部利用者のアカウントを停止したりする場合に、一括アカウント管理を使用してそのプロセスを効率化できます。
サポートされているアイデンティティプロバイダーを会社が利用している場合は、自動アカウント管理を使用して、入社する社員のアカウントのプロビジョニングや退職する社員のアカウントの停止を実行できます。アイデンティティプロバイダーを使用したアカウント管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
Workplaceは、CSVファイルとExcelファイルを使用した2種類の一括操作をサポートしています。
  • 一括プロビジョニング: CSVファイルまたはExcelスプレッドシートから詳細をアップロードして、複数のアカウントを作成します。
  • 一括停止: CSVファイルから複数のアカウントを停止します。
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この記事の内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。一括アップロードを行う際には、アカウントをすぐに招待するか後で招待するかを選択する画面が常に表示されます。後で招待することを選択すると、アカウントは未招待として作成されるため後で招待する必要があります。
Workplaceでは、コンマ区切り値(CSV)ファイルを使った利用者アカウントの一括作成がサポートされています。社員のアカウントを1つずつプロビジョニングする代わりに、社員ごとの情報が含まれたCSVファイルまたはExcelファイルをアップロードできます。
大量のアカウントを作成する場合、インポート1回あたり、社員の情報は2500行未満である必要があります。
CSVファイルやExcelファイルをアップロードしてアカウントを一括作成するには:
  1. 管理者用パネルで、[メンバー] > [メンバーを追加] > [メンバーを追加]の順にクリックします。
  2. [ファイルをインポート]ボタンをクリックしてから、再度[ファイルをインポート]ボタンをクリックしてCSVファイルまたはExcelファイルをアップロードします。
  3. [テンプレートをダウンロード]ボタンをクリックすると、CSVテンプレートがダウンロードされます。Excelファイルを使用する場合は、このドキュメントをExcelで開いて、.xlsまたは.xlsxファイルとして保存できます。
  4. CSVファイルまたはExcelスプレッドシートをアップロードすると、CSVファイルまたはExcelファイルのエラーを表示するメッセージか、アップロードが完了したかどうかを示すメッセージが表示されます。最初の列に各行の結果が以下のように表示されます。
  5. 最初の列が空の場合、その社員のアカウントが作成されます。
    赤い八角形はその行に問題があることを示します。問題についてはエラーメッセージに詳しく記載されています。
    青い丸はアップロードが完了していないことを示します。
    緑のチェックマークはアップロードが完了したことを示します。
  6. プレビューの詳細を確認したら、[次へ]ボタンをクリックして、新しいアカウントを作成できます。これでアカウントが順次作成されます。
アカウントが停止されるまで、社員はメールやプッシュ通知を受信します。アカウントを停止する手順については、複数アカウントの一括停止をご覧ください。
アカウントの作成の確認
すべてのアカウントの作成が完了したことを確認するには、上記の手順に従ってCSVファイルまたはExcelスプレッドシートを再度アップロードし、すべての行の最初の列にチェックマークが表示されていることを確認します。その後、[キャンセル]をクリックして、再度アカウントが作成されないようにスキップできます。この場合、アカウントがすでに存在しているというメッセージが表示されます。
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アカウントを一括でプロビジョニングするには、以下のフォーマットの利用をおすすめします。
フィールド説明タイプ必須
Email社員の仕事用メールアドレスこのフィールドの値は、社員ごとに一意である必要があります。テキストはい
First Name社員の名(下の名前)テキストはい
Last Name社員の姓テキストはい
Job Title社員の役職 テキストいいえ
Department社員が所属する部署テキストいいえ
Phone Number社員の職場の電話番号。電話番号は、国コードを含んだ有効な国際電話番号である必要があります(例: +1 232 823 2233)。テキストいいえ
Location社員の勤務先の所在地テキストいいえ
Localeこの社員のデフォルトに設定している言語の略号。指定しない場合、デフォルトの言語は英語(米国) (en_US)に設定されます。有効な略号の一覧については、Facebookでサポートされているロケールをご覧ください。テキストいいえ
Manager Email社員の直属のマネージャのメールアドレステキスト いいえ
Division 社員が所属する部門テキストいいえ
Organization社員が所属する組織テキスト いいえ
Start Date社員が組織に参加した日日付(YYYY-MM-DD) いいえ
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Google IdentityやAzureを使用して同僚を追加するには、システム管理者である必要があります。
Google Identity、Azure、OneLogin、またはOktaを使用してメンバーを追加するには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. [ユーザーを追加]をクリックします。
  4. [アイデンティティプロバイダーにリンク]をクリックします。
  5. [Google Identity]または[Microsoft Azure AD]を選択して、表示された手順に従います。
選択したクラウドアイデンティティプロバイダーにリンクしたとき、Workplaceに登録済みのメンバーがいた場合、IdP内のこれらのユーザーアカウントにつけられた名前、メールアドレス、詳細が、Workplaceのユーザープロフィールと一致していることを確認します。一致していなかった場合、重複したアカウントが作成されます。メンバーが退職すると、そのアカウントは自動的に利用解除されます。詳細では、大文字と小文字が区別されます。
注: WorkplaceがIdPの情報にアクセスできるように、承認する必要があります。また、Google Identityを使用してメンバーを追加したい場合は、Google Identityの管理者としてGoogle Identityのアクセスを許可する必要があります。
ユーザーのメールドメインを認証済みかどうかにかかわらず、これらのプロバイダーを使用してユーザーのプロビジョニングを行うことができます。
Workplaceは5時間ごとにメンバーリストを同期します。
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この記事の内容は、Workplaceのシステム管理者にのみ該当します。
CSVファイルをアップロードすると、複数の社員のアカウントを一括で停止できます。1つずつ個別に停止する必要はありません。CSVファイルには、停止するアカウントのメールアドレスを含めます。
有効なCSVファイルをアップロードして、アカウントを一括で停止するには:
  1. ニュースフィードで、左側のメニューにある [管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. をクリックし、[複数のアカウントを利用解除]をクリックします。
  4. CSVファイルのアップロード画面が表示されます。ファイルには、利用を停止する各社員のメールアドレスを1行に1つずつ記載します。
CSVファイルがアップロードされると、CSVファイルのエラーを確認する画面が表示されます。最初の列に、各行の結果が以下のように表示されます。
  • すでに停止されている社員のアカウントにはチェックマークが表示されます。
  • 問題がある行に三角形のエラーマークが表示されます。エラーメッセージを表示するにはアイコンにマウスを合わせます。
  • 最初の列が空の場合、その社員のアカウントは停止されます。
プレビューから[プレビューをエクスポート]ボタンをクリックすると、この情報をダウンロードできます。
プレビューの詳細を確認できたら、[アカウントを停止]ボタンをクリックして選択したアカウントを停止できます。これでアカウントは停止されます。
アカウントを一括で停止する場合、停止するアカウントの数によっては遅延が発生します。
停止したアカウントの確認
すべてのアカウントの停止が完了したことを確認するには、CSVファイルを再アップロードして、アカウントのすべての行の最初の列にチェックマークが表示されているかどうかを確認します。
注: ユーザーアカウントの停止が反映されるまで、最大24時間かかります。
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メールアドレスを使用しないログイン
システム管理者は、メールアドレスを使用せずに社員を選択して追加することができます。機能を有効にするには:
  1. [管理者用パネル]に移動します。
  2. [設定]をクリックします。
  3. [アクセスコードでプロフィールを作成]設定に移動して をクリックします。
  4. [オンにする]選択して、メールアドレスがない同僚がアクセスコードを使用してWorkplaceにログインすることを許可します。
  5. [保存]をクリックします。
メールアドレスを使用せずにWorkplaceに複数の利用者を追加するには:
  1. [管理者用パネル][メンバー]をクリックします。
  2. [メンバーを追加]をクリックします。
  3. [CSVまたはXLSXファイルをインポート]をクリックし、CSVテンプレートをダウンロードします。
    • 利用者を追加するには、少なくとも名前フィールドと社員IDフィールドを含める必要があります。追加すると、メールアドレスは不要になります。メールアドレスを持っていないすべての利用者のアクセスコードが生成されます。
社員にアクセスコードを配布するには:
  1. [メンバー]画面で、先ほど追加した社員を検索します。
  2. 社員の名前の横にある をクリックします。
  3. [アクセスコードを取得]をクリックします。
  4. 社員にアクセスコードを渡し、work.workplace.com/work/accesscodeからWorkplaceにログインしてもらいます。社員はここでユーザーネームとパスワードを作成します。
一度にすべてのアクセスコードをダウンロードすることもできます。その場合は次の手順で行います。
  1. [メンバー]画面で、 をクリックします。
  2. [アクセスコードを取得]を選択します。
  3. [コードを送信]をクリックします。そうすると、自分のメールアドレスにアクセスコードのリストが届きます。
注: アクセスコードは機密データです。未使用のアクセスコードを所持している人は誰でも、そのコードに紐付けられているアカウントにフルアクセスできます。アクセスコードの配布は、厳重な管理の下で行ってください。
アクセスコードについてのその他の情報
  • 16文字の文字列。
  • 1つのアカウントに有効なアクセスコードは1つだけ。
  • 1人の利用者の新しいアクセスコードが生成されると、古いコードはすべて無効になる。
  • 有効期間は生成後90日。
  • アクセスコードを使用してアカウントを取得したりアカウントへのアクセスを回復したりすると、アクセスコードは無効になる。
  • 管理者は未使用のアクセスコードをいつでも無効にできる。
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ログインアクセスコードにより、管理者はメールアドレスを使用せずに利用者をWorkplaceに招待できます。管理者は、アクセスログインコードを使用して、利用者がアカウントを取得できるようにするユニークコードを生成することによって、利用者をWorkplaceコミュニティに追加できます。
なお、管理者用パネルからアクセスコードを有効にする必要があります。
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アカウント要求リンクを取得して、予備的な手段として同僚に提供することができます。例えば、システムによって生成されたWorkplaceメールのフォローアップとして、印刷用のフォーマットや、社内SMSゲートウェイまたはマネージャ/経営陣からの個人メール経由で、社員に招待を送信できます。
アカウント要求リンクをエクスポートすると、同僚の情報と共に、個別または一括で招待を配信できます。アカウント要求リンクは社員の情報が記載されたCSVファイルでダウンロードできます。アカウント要求リンクを取得するには:
1. [管理者用パネル]で[メンバー]タブをクリックします。
2.more をクリックしてから、[社員情報をエクスポート]をクリックします。
3. まもなくすべての同僚のデータが記載されたCSVファイルのリンクを含むメールが届きます。リンク先のCSVファイルには、すでに招待が送信されているが未取得のアカウントのアカウント要求リンクも含まれています。
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トラブルシューティング
この記事の内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。
「このユーザーまたはグループはすでに追加されています」というエラーメッセージが表示される場合は、以下のいずれかの問題が考えられます。
  • 別のコミュニティに参加している可能性があります。1つのメールアドレスを、複数のWorkplaceコミュニティに関連付けることはできません。
  • その人のメールドメインが、他のコミュニティで許可リストに登録されている可能性があります。
  • 以前に同じメールドメインを持つ人を追加できており現在エラーメッセージが表示されている場合は、同じメールドメインを持つ人を追加した後に別のコミュニティがそのメールドメインを取得した可能性があります。
メールを使用できない旨のエラーメッセージが表示された場合は、「info@~」、「sales@~」、「admin@~」、「support@~」といった総称のメールアドレスを追加しようとしているためと考えられます。Workplaceでは、個人に帰属するメールアドレスを使用する場合のみ、アカウントを作成できます。
注: 同僚をWorkplaceに追加する際の混乱を避けるため、コミュニティに関連するメールドメインをすべて許可リストに登録してください。1つのメールドメインを、複数のコミュニティで許可リストに登録することはできません。
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ユーザーが作成されていることと、ユーザーが招待されていることを確認する必要があります。このプロセスについて、詳しくはこちらをご覧ください。
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アカウント停止リストのCSVファイルをアップロードできない場合は、以下のいずれかの原因が考えられます。
  • CSVフォーマットではない: すべてのファイルが有効なCSVフォーマット(ファイル拡張子が.csv)である必要があります。他のファイルタイプやフォーマットはサポートされていません。
  • エンコードがUTF-8ではない: すべてのファイルがUTF-8の文字コードでエンコードされている必要があります。
  • メールアドレスが無効である: リスト内のメールアドレスがWorkplaceのアカウントと一致していません。
  • メールアドレスに重複がある: 同じメールアドレスをCSVファイルに2回以上記載することはできません。
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CSVファイルをアップロードできない場合は、以下のいずれかの原因が考えられます。
  • CSVフォーマットではない: ファイルは有効なCSVフォーマットである必要があります(ファイル拡張子が.csv)。他のファイルタイプやフォーマットには対応していません。
  • エンコードがUTF-8ではない: ファイルはUTF-8の文字コードでエンコードされている必要があります。
  • 値にコンマが含まれている: 値にコンマが含まれている場合、その値全部を二重引用符で囲む必要があります(例: "コンマを含む値")。例えば「イギリス, ロンドン」の場合、CSVファイルには"イギリス, ロンドン"のように記載します。
  • 重複: 社員の記録が重複している場合、CSVファイルの認証でエラーが発生します。
  • 適切でない大文字の使用: 適切でない大文字の使用は、通常はエラーの原因にはなりませんが、名前、位置情報、その他のフィールドはCSVファイルに記載された内容と同じ大文字表記で保存されます。
  • 無効な電話番号: 電話番号は[国番号] + [市外局番] + [電話番号] (例: +1 800 555 0150)のフォーマットにする必要があります。
  • 無効なロケール: ロケールはFacebookのロケールリストに記載されている有効な略号を使用します。
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招待された人特定のメールドメインの人のみWorkplaceに参加できる設定になっていても、管理者用パネルの[アクセスリクエスト]セクションに新しいリクエストが表示される場合があります。
このような場合、[アクセスリクエスト]に表示されているリクエストは、同僚が[メンバーを招待]ボタンを使用して招待した人からのものです。このボタンはWorkplaceのホームページにあり、コミュニティの全員が利用できます。
これらの招待の統合方法を選択するには:
  1. [管理者用パネル]を開きます。
  2. [設定]をクリックします。
  3. [参加とリクエスト]まで下にスクロールして、[アクセスリクエスト]というサブヘッダーを見つけます。
  4. 利用可能なオプションのいずれかを選択します。
    • [Workplaceへの参加リクエストには、すべて管理者の承認が必要]: 同僚が招待した人も、[アクセスリクエスト]で承認を受ける必要があります。
    • [これらのドメインからのリクエストを自動承認する]: 認証済みまたは許可リストに追加済みのメールドメインの人は、アクセス許可が自動的に付与されます。
    • [すべてのリクエストを自動承認する]: コミュニティに招待された全員が自動的に承認されます。
  5. [保存]をクリックします。
[メンバーを招待]ボタンを削除して、同僚がコミュニティにメンバーを招待する機能を停止したい場合は、サポートにお問い合わせください。
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