リモートワークを成功させる方法

リモートワークが注目を集めるようになったのは、新型コロナウイルス感染症のパンデミックがきっかけです。しかし、リモートワークによって、私たちの仕事のあり方には大きな変化が生じています。では、リモートワークとは一体どういうものなのでしょうか。これを成功させるには、どうすればよいのでしょうか。

リモートワーク | 所要時間: 7分
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多くの人が実感しているように、リモートワークはますます進化し、日常生活に変化をもたらしており、このことを私たちは歓迎しています。ある調査では、回答者の65%1がパンデミック後もフルタイムでのリモート勤務を希望していました。また、企業の4分の3近くが、今後も少なくとも一部の社員をフルタイムでのリモート勤務にすると答えています。

リモートワークとは?

リモートワークとは?

リモートワークとは、職場以外のさまざまな場所で仕事をすることです。自宅、カフェ、コワーキングスペース、図書館、公園、恵まれた人ならビーチでさえ、仕事場所となります。

パンデミックの期間中、世界中でオフィス勤務だった人々は突然、自宅や自室にあるテーブルやアイロン台、そのほか平面になっている場所で仕事をこなすことになって苦労しました。ただし、リモートワークと在宅勤務は同じではありません。リモートワークにはさまざまな方法があるのです。

Workplaceを使って業務を簡素化

オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。

リモートワークの方法

リモートワークの方法

リモートワークのやり方は人それぞれで、仕事の内容によっても変わってきます。営業担当者のようなフロントラインワーカーにとって、リモートワークはモバイルワークを意味します。フロントラインワーカーは、電車、カフェ、ホテルの部屋など、外出先から会社のシステムにログインします。

また、すべての業務をリモートワークで行っている人もいます。Gallupが最近公開した「米国の職場状況レポート」によれば、米国では半数近い従業員がフルタイムのリモートワークです。

次に起こったのが、フルリモート企業の出現です。このような企業はオフィスを持たず、社員同士はテクノロジーを利用してコミュニケーションを取っています。現在、リモートワーカーのおよそ30%がフルリモート企業で働き2、デスクが並ぶオフィスに毎日通勤するといった従来のスタイルとはほど遠い働き方をしています。

しかし、リモートワーカーが完全にオフィスからいなくなったわけではありません。多くは、打ち合わせや顔合わせのためにオフィスに行ったり、週あるいは月に数回というかたちで出勤したりするスタイルです。最適な働き方は人それぞれであり、リモートワークやハイブリッドワークに関する会社の方針にも影響されます。

また、リモートワークは1人きりで仕事をするものだと思われがちですが、そうとは限りません。ホームオフィスを親しい人やルームメイトと共同で利用したり、コワーキングスペースで他の人と並んで仕事をしたりすることも考えられます。リモートワークの方法は結局、個人やその人が所属する組織しだいであり、常に進化を続けています。

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リモートで在宅勤務で仕事をする

リモートワークの可能性

リモートワークの可能性

今や多くの人々が、毎日通勤したり会議のために飛行機で出張したりする必要がない生活というものを覚えてしまいました。以前の「ノーマル」に戻ることは考えにくいでしょう。

パンデミック以降、多くの企業がリモートワークへの本気の取り組みを発表しており、Dropbox 3やQuoraといった企業は、リモートワークを主体にする意向を明らかにしています4

「これを大きなきっかけとして、リモートワーク化がさらに進み、仕事での関係の管理もリモートで行われるようになるでしょう」と、グローバル人材紹介会社Robert Waltersでプロフェッショナルサービス担当ディレクターを務めるSam Walters氏は述べています。

「ワークライフバランスや柔軟なワークスタイルが脚光を浴びるようになったのは、ミレニアル世代の社会進出がきっかけでした。そして今、リモートワークの義務化が進んだことで、さらに柔軟でバランスの取れた働き方を奨励するポリシーが、ほとんどの労働者から支持されるようになるでしょう」。

ただし、新型コロナウイルス感染症の流行は、いずれ起こっていたであろうプロセスを早めたに過ぎません。場所はどこにしても、リモートワークはすでに定着しており、さらに普及していくでしょう。これは多くの人が望んでいることであり、それを後押しするテクノロジーも揃っています。

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柔軟性の高いリモートワークに対する人々の期待は高まっている

在宅勤務(またはカフェやコワーキングスペースでの仕事)のメリット

在宅勤務(またはカフェやコワーキングスペースでの仕事)のメリット

「リモートワークは成果を高め、エンプロイヤーブランディングを向上させているだけでなく、最も有能な社員が導入を強く望んでいるポリシーでもあります」と、Gallupのビジネスコンサルタントは述べています5

その見方に間違いはありません。そこで、リモートワークによって社員と雇用主が得られるいくつかのメリットをご紹介しましょう。

社員がリモートワークから得られるメリット

リモートワークが誰にでも適しているわけではありませんが、多くの人によりリラックスできる新しいライフスタイルを新たに提供しました。例えば、次のようなメリットが挙げられます。

• ワークライフバランスが向上する

リモートワーカーは、通勤に奪われることがなくなった数時間を使って、家族や友達と過ごしたり、趣味を楽しんだり、テレビを見たりできます。空いた時間を自由に使えるようになるのです。

• より多くのことをコントロールできる

リモートワークによって、働く場所の選択肢が増えるだけでなく、働き方の選択肢も増えます。耳障りな会話や強すぎる空調、あるいはオフィスの自販機のぬるいコーヒーに悩むことはなくなります。働く環境を、自分でコントロールできるようになります。

• 快適さが高まる

通勤や社内政治、さまざまな制約に対処する必要がなくなれば、人生もはるかに楽になるでしょう。実際、仕事をしている人の86%が、リモートワークになればストレスが減ると考えています6。また、77%の人が、新型コロナウイルス感染症の収束後も在宅勤務を選択できれば、幸福感が増すと回答しています7

• 仕事に関する選択肢が増える

リモートワークなら、オフィスの近くに住む必要がなくなるため、仕事に関する選択肢が大きく広がります。海外で仕事のチャンスを見つけることも、会社のポリシーで許可されればノートパソコンを持って他の国で働くこともできるでしょう。

• 柔軟性が高まる

リモートワークとフレックス勤務は、厳密には同じものではありませんが、リモートワークでは多くの場合に勤務時間の選択肢が増えることになります。そのため、子供の発表会を見に行ったり車の修理をしたりするために必要な時間が取りやすくなります。

雇用主がリモートワークから得られるメリット

労働者にとってのメリットはたいてい、雇用者である企業にとってもメリットになります。ここでは、リモートワークで組織がメリットを得られる8つの分野を紹介しましょう。

• 生産性が高まる

リモートワークは、さまざまな職種にわたって社員の生産性を引き上げます。中国の旅行会社を対象としたスタンフォード大学の有名な調査によると、コールセンターのスタッフを在宅勤務に切り替えたことで生産性が13%も向上したことがわかりました。また、他の社員との相互依存が少ない複雑な業務を担当する社員をリモートワークに切り替えたところ、パフォーマンスに好影響があったことが2018年の調査でわかっています。

• 事業継続性が確保される

新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、リモートワークを実施可能に準備しておくことの重要性が実証されました。社員が在宅で、または他の場所から仕事ができるようにすれば、何らかの理由でオフィスに問題が生じたり社員が出社できなくなった場合でも、ビジネスを継続できます。

• 有能な人材を惹きつける

労働者のおよそ半数が週に1日以上リモートワークを行うという選択肢を持っている今、それが提供できない企業は時代遅れと言えます。リモートワークの選択肢を提供していない企業は、提供している企業に人材を奪われてしまう可能性があるのです。ある調査によれば、54%のオフィスワーカーが、勤務時間が今より柔軟な仕事があれば転職すると述べています

• より良いワークライフバランスを提供する

リモートワークは、柔軟な勤務形態と密接に結びついています。リモートワークでは、社員の勤務時間は変えられないとしても、通勤がなくなる分の時間を自由に使えるようになります。このような柔軟性を特に魅力的だと考えるのが、ミレニアル世代です。

ある調査によれば、在宅勤務オプションの有無はこの世代が重視していることです8。つまり、企業がミレニアル世代を惹きつけたければ、リモートワークのオプションも重視すべきということです。

• 環境保護につながる

米国では、交通による人々の移動が温室効果ガス増加の最大の要因となっています。つまり、自家用車での通勤や飛行機での出張は、いずれも排出量の増加につながるということです。

リモートワークを導入して通勤を廃止し、ビデオ会議を奨励することで、企業のカーボンフットプリントを効果的に削減できます。例えば米国特許商標庁では、特許審査官が働く場所を自由に選べるようにすることで、温室効果ガス排出量を見積りで44,000トン削減しました

• 人材プールを拡大する

常に出社してもらう必要がある社員の採用には、さまざまな制約が伴います。家賃が高い地域にオフィスを構える組織にとっては、制約が特に大きくなります。

しかし、毎日出社してもらう必要がない社員や、完全に出社が不要な社員を採用するのであれば、場所の制約はほとんどなくなります。職場の近くに住む人だけでなく、海外に住む人さえ採用できるのです。地理的条件の制約を受けずに有能な人材を活用し、真に多様性のある労働力を生み出せるようになります。

• 社員エンゲージメントを高める

リモートワーカーは、オンサイトの社員と比べてエンゲージメントが向上し、満足度も高くなります。フルタイムのリモートワーカーは、リモート勤務がまったくない社員と比べて、仕事に満足していると回答した人が22%も多いのです。したがって、ロイヤルティも高いことは言うまでもありません。また、5年後も今の会社で働きたいと回答した割合が、オンサイトの社員と比べて13%も高い結果となりました9。採用コストを考えると、リモートワークは無視できない選択肢と言えます。

• 不動産コストを削減できる

オフィスの家賃は企業にとって大きな出費です。チームメンバーの大半がリモートワークに移行すれば、家賃コストを大幅に削減できます。例えば、米国特許商標庁は特許審査官が働く場所を自由に選べるようにすることで、家賃コストを3,820万ドルも削減しました

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リモートワークに最適なポリシーを策定するには?

リモートワークのデメリットは?

リモートワークのデメリットは?

多くの社員が希望しているリモートワークは、社員と企業の双方にメリットをもたらしますが、いくつかの欠点もあります。こうした欠点を克服するためには、問題の本質を理解することが役に立ちます。

コミュニケーションが難しくなる

ある調査では、リモートワーカーの27%がコミュニケーションを最大の課題として挙げていました10。同じ部屋ではなく顔を合わせるチャンスもない同僚とは、コミュニケーションが難しくなることがあります。また、地理的に離れた場所にいることで、社内の状況を把握しにくくなります。

こうした問題を取り除く助けになるのが、コミュニケーションツールです。ビデオ通話・会議機能、インスタントメッセージ、グループチャットなどは非常に効果的で、非公式のものや設定が必要なものも含めて、リモートワーカーにコミュニケーション手段の選択肢を提供できます。こうしたツールを取り入れることで、離れた場所にいる社員同士が、まるで隣の席に座っているようにオーガニックなコミュニケーションをとれるようになります。

孤独感や孤立感が生まれる

これはリモートワーカーが直面する大きな課題の1つで、19%のリモートワーカーが問題として挙げています11。また、社員の孤独感はエンゲージメントと生産性に悪影響を及ぼすことがあるため、企業にとっても問題と言えます。

リモートワークを成功させるには、組織や同僚から切り離された感じを生じさせないようにする必要があります。オフィスでの世間話に代わるものとして、毎日の連絡やバーチャル会議の場を利用したり、インスタントメッセージを活用したりすることが有効です。コラボレーションツールを使えば、社員が集まるソーシャルスペースを構築できます。

気が散りやすく、仕事とプライベートの線引きが難しい

多くの人が、「趣味や家族との時間をもっと欲しい」という理由で在宅勤務を選んでいます。しかし、仕事とプライベートを分ける明確な境界線がないため、勤務時間中に子供の邪魔が入ったり家事をせざるを得なくなったりして、集中がそがれる可能性があります。

もちろん、オフィスで仕事をしていても、気が散ってしまうことはあります。ある調査によると、邪魔が入って生産性が落ちる割合は、自宅勤務が勤務時間の15~27%であったのに対し、オフィスでは20~35%でした12。仕事の邪魔になる要素を完全になくすことは不可能ですが、自宅に適切な仕事スペースを設けることが役に立つ場合があります。

詳しくは、「在宅勤務と個人の生活のバランスを保つ」をご覧ください。

際限なく働いてしまう

リモートワーカーは、1日の仕事を終えるタイミングを見極めるのが難しく、仕事が終わらないように感じてしまうことがあります。ある調査では、規定の時間を超えて仕事をしているリモートワーカーの割合が39%に達していました13

「常時」仕事をしている状態は、メンタルヘルスや生産性に悪影響を及ぼします。マネージャは、社員に期待している勤務時間を明確に示し、社員は自分を律してその時間を厳守する必要があります。

創造性に影響が及ぶ

会社として、社員がリモートワークをしている間も創造性を維持できているでしょうか。大企業のマーケティング担当者を対象にしたある調査では、回答者の61%がきわめて難しいか、かなり難しいと回答しています14。しかし、リモートワークがクリエイティブな作業にポジティブな影響をもたらす可能性を示唆する調査結果もあります。社員にアイデアのシェアを奨励し、そのためのテクノロジーも提供しているようなクリエイティブな文化を持つ企業であれば、社員はどこで仕事をしていても創造性を発揮できます。

交流する機会が十分にない

「リモートワークでは、仕事での楽しい要素が失われる可能性がある」ことについては、リモートワークを熱烈に支持する人も同意せざるを得ないでしょう。そのため、顔を合わせて交流できる機会があれば積極的に活用する必要があります。それができない場合でも、ちょっとした想像力と優れたコミュニケーションツールがあれば、そのギャップを埋めることができます。バーチャルコーヒーブレイク、リモート飲み会、クイズ、チャット、ジョークやミームのシェアといった取り組みは、すべてリモートワークの一部と考えることができます。

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リモートワークを成功させるための7つの重要なアドバイス

リモートワークに関する7つの重要なアドバイス

リモートワークに関する7つの重要なアドバイス

初めてリモートワークをする人にとっては、まずそれに慣れることが大きな課題となります。一方、リモートワークの経験がある社員は、仕事に適した場所を選び、適切な心構えで臨むことの重要性をよくわかっています。そこで、リモートワークを成功させるためのアドバイスを7つ、ご紹介しましょう。

1.適切な場所を見つける

自宅の一室でも、コワーキングスペースでも、お気に入りのカフェでもかまいませんが、リモートワークでは仕事を行う環境が重要になります。温度や周囲の音が心地よく感じられ、業務に必要な機器を置くスペースが十分にあり、気が散りにくい場所を選びましょう。自然光が入る場所を選ぶと、モチベーションが高まります。

詳しくは、ホームオフィスの構築に関するアドバイスをご覧ください。

2.スケジュールを設定する

リモートワークでは仕事の柔軟性が高くなり、働く時間の選択肢が増えるのが普通です。しかし、これは非常に良いことである反面、厳しい締め切りがないことで、仕事が生活の他の部分にまで入り込み、ストレスにつながる可能性があります。そのため、自分でスケジュールを設定して、できる限りそのスケジュールを守ることが重要です。

3.きちんとした服に着替える

冗談ではなく、本当のことです。パジャマのまま仕事をしたくなる気持ちもわかりますが、それではきちんと仕事しようという気分になれません。ビデオ通話でも、相手への見栄えが良いとは言えないでしょう。服装は、気分や感情に影響を及ぼすものです。きちんと仕事しようという意欲や自信が湧いてくる服装を選びましょう。また、仕事着に着替えることは、仕事とプライベートをはっきり区別するためにも効果的です。仕事が終わって仕事着を脱げば、気持ちをプライベートに切り替えやすくなります。

4.休憩時間を決める

ランチやコーヒーブレイクのきっかけがないと、リモートワーカーは1日中コンピューターの前で過ごすことになります。休憩はエネルギーをチャージしてくれるものであり、外に出られれば特に効果的です。休憩時間を設定して、1日に少なくとも1回は近所を散歩するようにしてください。どうしても外に出ることができない場合は、屋内で体を動かしましょう。

階段を上り下りしたり、フィットネスビデオに合わせてエクササイズしたり、少しストレッチしたりするだけでも、緊張がほぐれて元気が出ます。

5.とにかくコミュニケーションを取る

リモートワークでは、コミュニケーションがさらに重要になります。インスタントメッセージやグループチャットを使って同僚とコミュニケーションを取り、プロジェクトの状況を把握しましょう。ビデオ会議にも参加してください。何よりも重要なのは、同僚やマネージャと近況を確かめ合うことです。

他の人と話すのが苦手な人も、できるだけチャットに参加するようにしましょう。多くの人が同じように感じるはずですが、リモートワーク中にちょっとした世間話をすることで、孤独感や孤立感をやわらげることができます。

6.自分のコミュニケーションスタイルを見つける

対面で話をしていないときには、ボディランゲージや声による合図が控えめになります。そのため、リモートワーク中は、より明確なかたちでコミュニケーションを取る必要があります。明瞭かつ簡潔にメッセージを伝えて、自分の意図するところが確実に同僚に伝わるようにしてください。

7.支援を求める

1人で働いている社員は、助けが必要なときでも自分で何とかしようとしてしまいがちです。サポートが必要な時に求めることは問題なく、むしろそれが正しい行動です。マネージャにとっては、社員と定期的に連絡を取って状態を把握し、積極的に支援を提供することが重要になります。

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