上位3つのオンラインコラボレーションツール
組織はそれぞれ異なりますが、すべての職場に共通して必要なのはコラボレーションです。職場で効果的なデジタルコラボレーションをサポートするために、さまざまコラボレーションツールが利用できます。貴社に最適なコラボレーションツールを見つけましょう。
特にハイブリッドワークの時代では、ビジネスを円滑に進め、生産性を高めるには、コラボレーションとチームワークが最も重要な要素になります。同僚同士でアイデアやスキルを共有し合って、士気を高め、説明責任を果たし、互いに学び合うなら、よりすばらしい製品やサービスを提供することができます。
では、企業は職場でどのようにデジタルコラボレーションを支援し、そのためにどのようなリソースを提供すればよいのでしょうか。その答えは、従業員がどこに拠点を置いているか、あるいは、どのようなプラットフォームでコミュニケーションを取る必要があるかによって異なります。多くのデジタルコミュニケーションツールは、仕事に関するオンラインコラボレーションを簡単かつ効率的にして、ワークフローを円滑にし、企業文化の質を高めます。提供する必要がある上位3つの重要なオンラインコラボレーションツールを次に紹介します。
1.リモートワークやハイブリッドワークを行っているチームメイトとのミーティングに使うビデオ通話プラットフォーム
進化し続けるテクノロジーのすばらしい点の1つは、世界のどこにいても、かつてないほど簡単に連絡を取り合えることです。
動画コミュニケーションを活用すると、物理的な職場にいる従業員が、ほかの事業所や、場合によっては、ほかの国でリモートワークをしている従業員とミーティングを開くことができます。ビデオ通話プラットフォームを使えば誰でもミーティングに参加できるため、話し合いに参加できないという人がいなくなります。
また、ビデオ通話により、チームメイトの間で一体感を高めることができます。ハイブリッドワークが増えるに伴い、同僚が常に実際に同じ空間にいるわけではない場合でも、引き続き職場とつながっていると感じられるようにすることが重要になります。
2.共有ファイルの保存・編集に使うオンラインプラットフォーム
スムーズなコラボレーションを実現するための1つの方法として、チームメイトがすべての作業を保存できるスペースを作り、すべてのドキュメント、画像、動画、アイデアを必要なときに使えるようにします。また、クラウドストレージシステムを使うと、ドキュメントを共同編集できるので、チームの連携がより緊密になり、複数のバージョンを作成する必要がなくなります。
プロジェクトに関わるすべての人は、終了した作業と次の作業について、ToDoリストで常に最新の情報を把握できます。全員がプロジェクトのプロセスや進捗に関与し、その内容を熟知するようになります。
また、プロジェクトに従事している誰かが病欠したり、休暇を取ったり、何らかの理由で不在になったりしても、全員がその仕事にアクセスできるため、ドキュメントを探したり、緊急のメッセージを送信したりすることに時間を取られずに済みます。
3.チャットアプリ
Workplaceでのコラボレーションでは、常に目標が明確になっているわけでも、タスクに焦点を合わせているわけでもありません。特にたくさんのリモートワーカーやハイブリッドワーカーとともに強固な組織文化を育むには、ツールで気軽な交流をサポートする必要があります。チャットアプリを利用すると、人々が常につながりを維持して、個人的な会話、グループからのメッセージ送信、チームでの活動が行えるほか、プロジェクトベースのグループを作成できるようになります。
オンラインコラボレーションツールのその他の重要な機能
組織は初日からオンラインコラボレーションツールを最大限に活用したいと考えている場合は、次のようなツールが必要です。
使いやすい
従業員がツールの使い方を簡単に理解できれば、ツールは直ちに生産性に貢献するでしょう。さらに、従業員は自信を持ってツールを使用できるようになるため、ツールの機能をすべて探ってみようという気になります。
モバイル
デジタルコラボレーションツールには、フロントラインワーカーやデスクレスワーカーを含めて誰もが会話に参加できるようにする機能があります。そのため、このツールはモバイルデバイスで利用できるようにする必要があります。そうすると、誰もが場所を問わずに、つながったり、チャットしたり、アイデアを共有したりできるようになります。
他にも、次のような便利な機能があります。
- 画面共有: 画面共有は、職場でのデジタルコラボレーションで重要な役割を果たします。ミーティングやプレゼンテーションを行っているときにチームメイトが同じ画面を表示できるようにすると、誰もが同じ考えを共有して、すべてのチームメンバーが同じペースで進んだり、全員の関与を維持したりできます。
- 小グループ機能: 小グループルームはトレーニングやカンファレンスの際に特に有用であり、参加者がメイングループに参加する前に、演習や話し合いのために参加者を複数の小さなグループに分けることができます。また、小さなミーティングルームでは、チームメイトがお互いの話に割り込んだり、アイデアが失われたりすることがありません。
- カレンダー: カレンダーは職場で不可欠なコラボレーションツール機能であり、チームメイトが1か所で全員のミーティングをトラッキングできるようにします。また、多くのデジタルコラボレーションツールは、カレンダーを通じてミーティングを計画できるようにするオプションを提供しています。
- メッセージの固定/保存: 人々がコラボレーションツールを使って頻繁にコミュニケーションを取っている場合、重要なメッセージが紛失しやすくなります。固定/保存機能があれば、この潜在的な問題が解決し、メッセージをスクロールして探すのにかかる時間を節約できます。
- ほかのツールやアプリとの統合: 1つのコラボレーションツールで何もかも行えるわけではありません。しかし、チームメンバーにとって、さまざまなツールへのサインインを処理しなければならないことほど、面倒で集中を妨げることはありません。理想的なデジタルコラボレーションプラットフォームは、組織が職場で使用しているコラボレーションソフトウェアとシームレスに統合することができます。
- 通知: 幅広く使用されているリアルタイム通知は、チームメンバーがプロジェクトの進捗状況をトラッキングしたり、ワークフローを円滑にしたりすることに役立ちます。ただし、チームメンバーが不要な更新情報を受け取らないように通知を設定することが重要です。
- 翻訳: ハイブリッドワークとリモートワークが普及したことにより、組織には、世界中から優秀な人材を採用できる機会がもたらされました。翻訳機能を備えたツールを使えば、使用言語を問わずに、誰もが会話に参加できるようになります。
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