チームコラボレーションを実現する方法

互いに力を合わせて取り組むことで、もっとスマートに、もっとクリエイティブに、もっと効果的に働けるようになります。ここではチームコラボレーション戦略を成功させる方法を紹介します。

チームのコラボレーション | 所要時間: 10分
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チームコラボレーションが重要なのは、うまく行けば、組織に大きな成果をもたらすからです。コラボレーションができているチームは、高いモチベーションを持って新たな視点から効率よく課題を解決します。コラボレーションにはこのほかにも、社員がより意欲的で献身的になる、パフォーマンスが高まる、業績が向上するなどのメリットがあります。

しかし、チームワークやコラボレーションのスキルの大切さは叫ばれているものの、言うは易く行うは難しです。パンデミック前でさえ、コラボレーションと意思決定の社内プロセスがうまく機能していると自信を持って回答した企業は、わずか14%に留まっていました。現在は、効果的なコラボレーション戦略が以前にも増して重要になっています。

フロントラインワーカーのコラボレーションを支える方法

フロントライン社員こそが、優れた顧客体験を実現できます。ただしそれは、そうした社員のつながりを築くとともにサポートを提供した場合に限ります。チェックリストをダウンロードして、その方法をご覧ください。

チームコラボレーションとは?

チームコラボレーションとは?

チームコラボレーションとは何でしょうか?どうあるべきなのでしょうか?まずはそれを理解することが重要です。チームコラボレーションとは、互いのスキルを補い合える人が集まり、確かな連携を取りながら一丸となってプロジェクトやタスクに取り組むことです。このように連帯責任で協働するのが、コラボレーションとチームワークの違いです。

たしかに、グループを作って共通の目標のために働く点は同じです。しかし、チームワークの場合はそれぞれがとして貢献するのに対し、コラボレーションの場合は、人と人とが団結してタスクに取り組み、解決策を発見します。チームでコラボレーションするときは、目標を定め、誰が何をやるかを決め、関係を築き、結論を急がずにざっくばらんに話し合います。

いわば組織としての文化のようなものです。真のチームコラボレーションを実現するには、より柔軟でオープンであること、自分本位にならないこと、協調を重視することなどが欠かせません。

チームコラボレーションは、以前よりもフラットな構造になった現代の組織との相性が抜群です。今は昔と違い、「誰のために働くか?」ではなく「誰と働くか?」が重んじられる時代です。

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チームコラボレーションの改善はビジネスを成長させます。

チームコラボレーションのメリット

チームコラボレーションのメリット

成功のために社員間のコラボレーションが不可欠であることは広く認識されています。事実、企業の94%が「機敏さとコラボレーションが成長の礎である」と回答しています。では、実際のところチームコラボレーションによって業務はどのように良くなるのでしょうか?5つのメリットを紹介します。

  1. チームコラボレーションと生産性

    Deloitteのあるレポートによると、コラボレーションしている社員は業務のスピードが平均で15%速くなるといいます。スタンフォード大学が行ったコラボレーションに関する一連の調査では、共同作業のつもりで取り組んでもらった被験者は難しいタスクを最大で64%も長く続けました。それに加えてパフォーマンスと意欲も向上しました。自分がやっている作業により興味を持ち、熱中し、疲れも感じにくくなるという結果になったのです。

    新型コロナウイルス感染症の影響で多くのチームがリモート勤務を続けていることに特に関係しますが、この調査で興味深いのは、被験者が同じ物理空間に集まっていたわけではないという点です。被験者は単に設定上、同じ部屋にいるものと扱われただけでした。これは、コラボレーションは物理的な近さに依存しないという確かな証拠です。

  2. 社員エンゲージメント

    エンゲージメントの高い社員は、生産性とパフォーマンスが高く、組織に留まる可能性も高くなっています。業務でのコラボレーションはこのエンゲージメントに深く関わってきます。人は、ともに課題を解決するために他人に足りないものを自分のスキルで補いたがるものです。調査では、コラボレーションに必要なツールを使える環境では社員の満足度が最大で20%以上高くなることがわかっています。

    しかし、コラボレーションが社員エンゲージメントを高める一方で、その逆もまたしかりです。社員と経営幹部のうち86%は、職場がうまく回っていない理由の1つに効果的なコラボレーションの欠如を挙げています。つまり、コラボレーションのスキルは、社員のエンゲージメントを獲得するのに「あればいい」程度のものではなく、なくてはならないものなのです。

  3. イノベーション

    新しい考え方はコラボレーションから生まれます。社員はコラボレーションをすることで60%もイノベーティブになるのです。これは意外なことではありません。

    コラボレーションをするチームには、バックグラウンドも、考え方も、経験やスキルも異なる社員が集まり、新たな視点から可能性を探ることができます。協働するので、より安心して新しいことを試したりリスクを取ったりできます。こうしたコラボレーションを組織全体に浸透させることができたら、と考えてみてください。そうなれば、イノベーションを妨げる部門間の壁を取り払い、知識を分かち合い、組織全体に適用できる解決策を見つけられるようになり、時間と資金の節約につながります。

    コラボレーションは、組織の中だけの話ではありません。先駆的な企業の多くは、顧客や社外のパートナーとのコラボレーションによって商品やサービスをともに作り出しています。

  4. 健康

    社員の健康は、エンゲージメントと生産性の両方において絶対に必要です。そしてチームコラボレーションは、互いに関係を築き、学び、支え、助言し合う姿勢を促すことで、社員の健康増進に寄与します。

    効果的なコラボレーションは心の健康を確保する鍵でもあります。英国のメンタルヘルスに関する慈善団体であるMINDは、支え合う環境を築くことを望む職場に対して、コラボレーション、チームワーク、情報共有の文化を奨励し支援するよう助言しています。

    ただし、支え合いには注意しなければなりません。単独で働いていると互いに疎遠になりますが、チームで働く場合、今度は社員への負担が増したり、社員が不安を感じたりする可能性があります。そのため、マネージャはそうしたことに目を光らせ、業務量がキャパシティを超えないようにすることが重要です。

  5. 社員の採用と定着

    2025年までには、世界全体の労働者の75%をミレニアル世代が占めるようになります。そのすぐ後にはZ世代が続いています。先を見据える企業はこうした価値ある人材を確保し、組織に留めようとするでしょう。そしてコラボレーションを行う職場こそ、新しい世代が求めているものです。Y世代とZ世代の38%は、集中できてほかの人とコラボレーションができる環境で本来の力を発揮できると答えています。

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オンラインでのチームコラボレーション

コラボレーションについて考えるときは、いかにメンバー同士を物理的に近くに置くかということばかりに目が行きます。例えば、共同作業のスペースと1人で作業するスペースのバランスが取れたオフィスレイアウトを作るといったことなどです。

たしかにオフィス勤務が徐々に再開するにつれてこうした問題の重要性も増していくでしょうが、マネージャの立場にいる人は依然として、コロナ禍によって一変した環境でのチームコラボレーションの維持と促進に苦慮しています。チームメンバーの多くが在宅勤務で互いに遠く離れている状況で、どうしたらチームでコラボレーションができるのでしょうか?社員が柔軟でハイブリッドな勤務形態を存分に活用していて、オフィスへの出勤日がばらばらの場合、効果的にコラボレーションをするにはどうすればよいのでしょうか?求められているのは、従来のコラボレーションスキルの進化です。

グローバルチームを管理した経験がある方は、以前にもこうした問題の多くに直面し、問題を克服する術をすでに見つけているかもしれません。例えば、研究者のPernille Bjørn氏とOjelanki Ngwenyama氏が執筆した、共通の意義を持つことに関する論文があります。これは、働き方に関する認識のずれや誤解によって生じるコミュニケーションの破綻を避けるには、オンラインでつながっているグローバルチーム内で共通の基盤を持つ必要があるということです。

共通の意義はコラボレーション文化の一端を成し、顔を合わせて交流することで徐々に形成されるものです。しかし、オンラインでしかつながっていないチームの場合は、働き方について互いに理解してコラボレーションを継続できるようメンバーをサポートする必要があります。勤務場所の違いを乗り越えてチーム内で共通認識を作る際には、各々の業務内容を可視化し、メンバー間で交流することができるコミュニケーションツールが要になります。

オンラインでのコラボレーションを機能させるためのポイントをいくつか紹介します。

メールに頼らない: チーム全体でコラボレーションを行い、またメンバー間の誤解を避けるには、個別にメールを送るのではなくグループコミュニケーション用のツールを使うのがおすすめです。これは、コラボレーションプロジェクトごとに連絡チャネルを分け、情報がメールの山に埋もれるのを避ける手段でもあります。

共有のワークスペースを用意する: オンラインでのコラボレーションには、ドキュメントの共同制作と共有が可能なオンラインスペースが必須です。どのファイル共有システムを使う場合も、ほかのコミュニケーションツールと統合するようにしましょう。何度もサインインが必要だと、時間が取られストレスも溜まります。

顔を合わせる(オンラインで): ビデオ会議では、言葉以外の部分から細かなニュアンスを読み取れます。ブレインストーミングにもうってつけです。また、メンバー同士のつながりを深めることもできます。同僚の顔を見るだけで、1人ではないと感じられます。

雑談の時間を作る: 最高のアイデアが生まれるのはウォーターサーバーなどでの何気ない会話です。そのため、それをオンラインで実現できるツールを選ぶ必要があります。雑談用のチャットチャンネルを設定したり、ミーティングの冒頭や終わりに雑談の時間を作ったりするなどしましょう。いずれの場合も、すべての会話を仕切らなければと気負う必要はありません。話の流れに任せる時間を作ってください。

思い込みを避ける: リモートで働いていると、いとも簡単に誤解が生じます。チームメンバーがコラボレーションの目標と個々の役割を理解しているかチェックしましょう。ミーティングの後は必ず、誰が何をやるのかを確認するようにします。また、必要なときにいつでも質問できることがメンバーにわかるように、常に連絡を受けられる状態にしてください。

コラボレーションを妨げるもの

社員の40%近くが、自社のコラボレーションが不十分と考えています。何がコラボレーションを妨げているのでしょうか?一般的な障壁をいくつか紹介します。

  • 賛同が得られていない: なぜコラボレーションが目標達成の最善策なのかをチームメンバーに理解してもらう必要があります。コラボレーションの価値が見えない場合、メンバーは単に負担が増えるだけだと思って、時間を作れないと感じるかもしれません。
  • コミュニケーションが乏しい: メンバーにはコラボレーションスキルと適切なコラボレーションツールが必要です。リモート勤務が当たり前の世界ではなおさらです。シンプルなドキュメント共有ツールもない場合や使用中のツールで意見を上げられる人が限られている場合、コラボレーションはうまく行きません。
  • 文化が整っていない: コラボレーションでは信頼が非常に重要です。自由にアイデアを交換でき、リスクを取っても責められることがないと感じられる職場環境を整える必要があります。アイデアをシェアし、意見を言える風通しのよさも必要です。閉鎖的あるいは縦割りの文化ではコラボレーションは盛んになりません。
  • 管理者層からのサポートがない: マネージャは、コラボレーションする文化に適した体制を作り、コラボレーションのための時間、場所、ツールを与える必要があります。同時に、コラボレーションには自己決定権も必要です。体制が整ってなければチームコラボレーションはできませんが、かといって四六時中マネージャに見張られている状況ではうまく機能しません。
  • コラボレーションする文化がない: コラボレーションの文化は、求人広告や入社時のトレーニングに登場する単なる概念でしょうか?いいえ、これは日々実践すべきものです。つまり、コラボレーションを奨励してそのための環境を整えるだけでなく、組織全体のすべての階層に根付かせなければなりません。部門間のあらゆる壁を取り払い、リモート勤務者もハイブリッド勤務者も蚊帳の外に置かれることなく一体感を感じられ、組織内の職種にかかわらず誰もが心からコラボレーションを楽しめるようにしましょう。
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では、チームコラボレーションの質を高めるにはどうすればよいのでしょうか?

コラボレーションはスキルか(練習すれば身に付くのか)?

コラボレーションはスキルか(練習すれば身に付くのか)?

コラボレーションは単なるアクティビティやプロセスではありません。業務のあり方であり、働き方です。コラボレーションのスキルには、自分の話を伝える、人の話を聞く、交渉する、対人関係を築く、などが含まれます。これらのスキルを活かすことは、チームの合意を形成し、互いの貢献を認め合い、協働をスムーズに行うことにつながります。

効果的なコラボレーションは感情知能と関わりがあります。感情知能は、対立への対応から信頼の醸成、メンバーのやる気の維持まであらゆることの助けになることがわかっています。

なかには、このどれについても生まれつき長けている人や、相対的に感情知能が高い人もいるでしょう。しかし、コラボレーションスキルは練習で高めることが可能です。例えば次のような方法があります。

タスクでコラボレーションを練習する: 草稿の修正に割く時間を削るために多くのコンテンツ制作者が採用しているペアライティングという手法があります。これは、チーム内のコラボレーションを促すのにも最適です。

ペアライティングでは、何らかの分野のエキスパートと執筆者(あるいは執筆の意欲がある人)が隣り合わせに座り、共同での執筆をリアルタイムに進めます。これをコラボレーションスキルの演習に取り入れる場合は、途中で役割を交代してもよいでしょう。アイデアの交換や意味の明確化、信頼の構築の方法を学べる良い練習になります。

聞く力を磨く: 互いの話を聞く力は、非常に重要なコラボレーションスキルです。良い聞き手になる練習をするには、2人1組でできるアクティブリスニングの演習をしてみましょう。1人が話し、もう1人がそれを聞きます。このとき、聞き手は相手の話を遮らず、沈黙を埋めたくなる衝動を抑えます(これが案外、難しいのです)。聞き手はいくつか質問をし、話し手に不明点を明確にしてもらい、会話の最後に相手の話を要約します。このテクニックは、演習の中だけでなく日々のコラボレーションの話し合いでも活用しましょう。

交渉スキルを身に付ける: コラボレーションというのは、何でも自分の思いどおりにすることではありません。チームコラボレーションでは頻繁にギブアンドテイクすることになるので、交渉の仕方を知っておくことがきわめて重要です。このコラボレーションスキルを練習するには、チームをいくつかのグループに分け、それぞれに何か物を作る課題を与えます(ペーパークラフトをやらせるなど)。ポイントは、どのチームもタスクの完了に必要な道具が欠けている状態にして、その道具を得るためにほかのグループと交渉させることです。最初にタスクを完了したグループに報酬を用意して、競争の要素を取り入れるのもよいでしょう。

コラボレーションではオープンであることが鍵になります。これは個人の姿勢やスキルとしてだけではなく、組織もオープンでなければなりません。効果的にコラボレーションするには、各社員がコラボレーション文化の重要性を受け入れ、新たな考え方に寛容になることに加えて、組織としてもそうなる必要があります。個々人が秘密を頑なに明かそうとしない閉鎖的な文化では、コラボレーションは成功しません。

職場のコラボレーションの質を高めるための4つの方法

職場のコラボレーションの質を高めるための5つの方法

  1. コラボレーション戦略を決める

    コラボレーション戦略を決めることは、組織全体から賛同を得るために欠かせません。こうすることで、会社として優れたコラボレーションスキルの価値を理解していること、そして必要なトレーニングやツールへの投資に注力していることを社員やステークホルダーに示すことができます。加えて、現状のコラボレーションスキルやコラボレーションツールに関する個々のニーズを全社から吸い上げて精査したことも示せます。コラボレーション戦略は、具体的なツールに資金を投入する前に策定しましょう。現在のハイブリッドな勤務形態を反映するとともに、6~12か月ごとに見直してください。

  2. 障壁を明らかにする

    1つとして同じ組織はありません。自社の中で何がコラボレーションを妨げているのかを正確に見極めてください。時間が足りないからか、信頼が欠けているからか、それとも文化やツールに問題があるからなのか。簡単なアンケートを行ってチーム単位や組織単位のコラボレーションに対する社員の態度を明らかにし、障壁を調べ、それを克服する案を募ることをおすすめします。調査の結果をチームにフィードバックし、取り組む予定のコラボレーション促進策を説明しましょう。

  3. チームコラボレーションの明確な目標を定める

    Institute for Corporate Productivity (i4cp)がコラボレーションについて調べたところ、コラボレーションの生産的を決めるのは目的の有無であることがわかりました。目的や明確な目標がない場合、チームは的を絞れません。マネージャから期待されている成果がはっきりしないと、社員は効果的にコラボレーションしてほしいという要求を重荷に感じてしまいます。どのような形の協働であれ、コラボレーションプロジェクトを開始するときには目標と成果物を明確に定める必要があります。

  4. コラボレーションの価値を認め、報酬を用意する

    組織としてコラボレーションに価値を見出していることを示す必要があります。それはつまり、個人のパフォーマンスに加えてチームの頑張りに報いることを意味します。報酬は効果的です。高い業績を上げている組織は、業績が低い組織よりもコラボレーションへのインセンティブがある可能性が最大で5.5倍も高くなっています。しかし、ボーナスなどの報酬はチームではなく個人の実績が基準になっていることが一般的です。

    i4cpの最高研究責任者のKevin Martin氏は、「インセンティブや報酬がないことが、効果的なコラボレーションを妨げている最も一般的かつ最大の障壁です」と述べています。報酬やインセンティブを見直し、チームコラボレーションを評価する余地を作ることで、そこにいかに高い価値を見出しているかを示しましょう。

  5. ナレッジ共有に集中する

    80%以上のビジネスリーダーが、社員の知見を記録して共有することはビジネスの成功に絶対に欠かせない要素であると回答しています。これは、効果的なコラボレーションのためにも非常に重要です。実際、ナレッジ共有とコラボレーションには相乗効果があります。

    適切な情報を必要なときに手に入れられる状態を作ると、社員は個人としての権限が増えたと感じ、コラボレーションが格段に容易かつスピーディーになります。それを実現するドキュメント管理システムとコミュニケーションツールを使って、情報が滞りなく流れるようにしましょう。

コラボレーションツール: その正しい選び方

コラボレーションツール: その正しい選び方

ツールはコラボレーションになくてはならないものですが、効果的なコラボレーションに適したツールはどのように選べばよいのでしょうか?コラボレーション戦略を組み立てるときに考慮すべき重要な要素の1つが、組織の年齢構成です。Y世代の53%は、自分が普段使っているテクノロジーと同じものを雇用主が使っている場合に、その職を受諾する可能性が高いと答えています。

もう1つ考えなければならないのは、コラボレーションツールの使い方のトレーニングにどの程度の時間を割けるかです。すでに慣れ親しんでいるツールを選ぶなら、はるかに早く利用を開始できます。そのほかに、スケーラビリティ、ドキュメント管理ソフトウェアや勤怠管理ソフトウェアなどのツールとの統合、翻訳機能(多言語のチームがいる場合)も見るべきポイントです。コラボレーション戦略の見直しと更新の頻度も決めておく必要があります。

クラウドコラボレーションを使う

クラウドを使ってドキュメントを保管すれば、社員はどこからでも好きなときに作業ができます。野暮ったいメール添付に別れを告げ、誰もが対等にコラボレーションに参加できるようにもなります。これが、組織のコラボレーションのあるべき姿です。

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