Workplaceがどのように質の高いコミュニケーションを可能にし、リモートで働く社員をサポートするかをご紹介します

情報共有の質が向上します

ビジネスコミュニケーション | 所要時間: 10分

今も何らかの形式でロックダウンを実施している国は多数あり、企業は先行きが不透明な状態です。企業は規模の大小を問わず事業を継続するための変革を迫られており、その一方で従業員の安全を確保する必要があります。また、たくさんの新しい課題に直面している組織も多数に上ります。

Workplaceを使って業務を簡素化

オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。

Workplaceは、この前例のない状況の中でお客様をサポートするために、さまざまな業界や地域のお客様からのフィードバックに耳を傾けてきました。その結果、組織がサポートを最も切実に求めているのは次の2つの領域であることが明らかになりました。

  • 重要な情報を企業全体にリアルタイムで周知し、その動的および静的なコンテンツに誰もが簡単にアクセスできるようにする
  • 従業員は新型コロナウイルスが仕事や私生活に及ぼす影響に立ち向かっているため、組織全体の従業員がサポートされていて、意見を聞いてもらえると感じるようにする必要がある

このような趣旨でWorkplaceは、パンデミックの影響について企業内での適切な管理をサポートする、新しい機能をいくつかリリースしています。私たちはそうした機能に、受け取ったフィードバックを反映しており、リモートワークを可能にすることや、今もこれからもリモートで働くことができないエッセンシャルワーカーをサポートすることに主眼が置かれています。

私たちは今後数か月の間、これらの領域に引き続き注力するほか、チームコラボレーションとビデオ通話エクスペリエンスを向上させることに重点的に投資していきます。また近日中に、戦略の詳細に関する続報をお知らせする予定です。

情報共有の質が向上します

リモートワークの世界で組織が直面している、最大ではないにしても大きな課題の1つは、正確な情報をリアルタイムで従業員と効果的に共有できるようにすることです。

雇用主には、従業員に最新の情報を提供して、そのサポートと安全を確保し、従うべき手順を周知するという大きな責任があります。同時に会社のリーダーは、従業員にとって役立つ最新情報を共有し、従業員が声を聞き入れられている、サポートされていると感じるように配慮する必要があります。

情報ライブラリ: Workplaceの静的コンテンツがある場所

情報ライブラリ: Workplaceの静的コンテンツがある場所

Knowledge Library in Workplace

平均的な従業員は、健康・安全に関するガイダンスや福利情報などの会社の重要情報を探すために、1週間に9時間以上を浪費しています。私たちは、この問題を解決するソリューションを作成して、会社の正式な情報や一般的な静的コンテンツが最も必要とされるときに、誰もがそれらに簡単にアクセスできるようにしたいと考えました。つまり、HRポリシーに関する最新情報を見つけることが難しかったり、検索にストレスを感じたりしてはならないのです。

そのため、私たちは、Workplaceに関する重要なリソースの新しい保存場所となる情報ライブラリを公開しています。情報ライブラリは、在宅勤務に関するアドバイスやHRと経費に関するポリシーなど、静的コンテンツの作成、保存、共有を一元化する場所です。これにより従業員は、自宅または外出先から必要な情報を簡単に見つけてアクセスできるようになります。

また、情報ライブラリは、従業員がお互いにコミュニケーションを取ったり、作業を行ったりするためにすでに使用しているプラットフォーム上に配置されているため、最終的には、簡単に更新できる1つの場所に静的および動的な情報が集約されます。

たとえば緊急時にニューヨーク市の物流管理を支援しているXPO Logisticsで、情報ライブラリは重要な役割を果たしています。同社の従業員が普段使っているプラットフォーム上で、ニューヨーク市の公式情報に確実にアクセスできるからです。

Virgin Atlanticも数週間前に情報ライブラリの使用を開始しました。Virgin Atlanticのコミュニケーションチャネル担当シニアマネージャであるSteve Clarke氏は次のように述べています。

「私たちは情報ライブラリを1日で導入し、新型コロナウイルス感染症に関する最新情報を従業員がいつでもすぐに参照できるようにしました。情報ライブラリを使用して、政府の諸規制に関する詳細のほか、特定のポリシーやVirgin Atlanticに関連する、よくある質問を提供しています」

「また、従業員向けのサポートリソースも提供しています。おかげで、公式な情報を1か所にまとめつつ、グループを利用してリアルタイムでニュースを共有し、従業員の意識を高めることができます」

下書きの代理作成

下書きの代理作成

Draft For in Workplace

多くの組織が取り組んでいるもう1つの課題は、社内コミュニケーションプロセスを調整して、リモートワーカーと更新情報の増加に対応することです。

企業は、同僚やリーダーが同じビルで働いていたときには適切に機能していた多くのメカニズムが非効率になり、今では機能していないことを目の当たりにしています。私たちはこのプロセスを効率化するために、下書きの代理作成という機能をリリースしました。この機能を使用すると、経営陣に代わって、個人が投稿の下書きを作成し、その後、経営陣がその下書きをレビュー、承認、公開することができます。私たちは、この機能によって、正確な情報の共有を効率化しながら、組織内の意見をまとめられるようになると考えています。

キャンペーン

キャンペーン

Campaigns screenshot

キャンペーンでオーディエンスへのリーチとそのエンゲージメントをトラッキングします

社内コミュニケーションを改善するための戦略の一環として、最後に紹介する機能はキャンペーンです。

キャンペーンを使用すると、投稿のグループを横断してオーディエンスへのリーチとそのエンゲージメントをトラッキングできます。キャンペーンには、センチメント指標が含まれています。この指標を活用すると、人々にとって最も有用なコンテンツを特定できるため、その種のコンテンツをさらに多く作成できます。

たとえば、キャンペーンを使用して、新型コロナウイルス感染症や「在宅勤務」に関する複数の投稿を公開してから、従業員の士気への影響を見極めることで、最も関連性の高い情報を提供できるようになります。キャンペーンは5月中に利用できるようになります。

従業員の心身の健康をサポート

従業員の心身の健康をサポート

私たちの2番目の優先事項は、分散型の企業が従業員の声に耳を傾け、フィードバックの機会を提供し、福利を重視した施策を進めやすくすることです。

パンデミックの影響は、誰もが何らかの形で受けています。私たちはWorkplaceによって、リーダーや同僚が同じようにお互いの声に耳を傾け、支え合うことができる場所を提供したいと考えています。Workplaceの価値を正しく理解している組織は、その従業員に継続的でポジティブな影響をもたらすでしょう。

セーフティアラート

セーフティアラート

これを踏まえて私たちは、セーフティアラート機能を追加し、Workplaceのセーフティチェック機能を拡張しました。セーフティアラートを使用すると、組織はスタンドアロンのアラートを送信し、応答を求めることなく、インシデントに関する最新情報やコンテキストを提供することができます。セーフティアラートは、訓練や災害の情報だけでなく、安全に関する重要な最新情報を提供するために使用できます。

このアラートはベータ版でテスターの皆さまに限定公開しています。テスター企業の従業員に、新型コロナウイルス感染症の流行状況に従って変化し続けるガイダンスを常に提供するためです。

Safety Check

Workplaceのセーフティチェック

Q&A投稿

Q&A投稿

新しいタイプの投稿であるQ&A投稿機能も追加しました。Q&A投稿は、従業員にとって重要なことを組織が把握して、フィードバックをすばやく送信できるように設計されています。

人々は質問を追加したり、質問にプラス票を入れたりできるようになります。つまり組織全体の最大の懸念事項に対して、その重要度に見合うだけの関心を集めることができます。

QA Posts

Q&A投稿で従業員にとって重要なことを把握します

「大切だね」リアクションとプロフィールフレーム

「大切だね」リアクションとプロフィールフレーム

最後に、私たちは、パンデミックのために離ればなれになっている従業員が同僚を身近に感じられるようにするために、新しい「大切だね」リアクションとプロフィールフレームを導入します。

Facebook上でハートをハグする絵文字で表される「大切だね」リアクションが、Workplaceでも利用できるようになります。投稿、メッセージ、写真、動画などへのリアクションの際に、同僚への思いやりやサポートを示すことができます。プロフィールフレームは在宅勤務をテーマにした一連の新しいフレームであり、既存のプロフィール写真に重ね合わせることで、分散している従業員が一体感を持てるようにします。

離ればなれになっている従業員が力を合わせるためのフレームを使ってサポートを示したり、在宅勤務中の保護者のためのフレームを使って、仕事と子育てのバランスを取る必要があることを知らせたりしましょう。各フレームは、同僚間で理解を深めることを目的としています。

Care reactions

Q&A投稿はすでに利用可能であり、「大切だね」リアクションとプロフィールフレームは5月中に利用できるようになります。また、セーフティアラートは6月にロールアウトされます。

これらは、Workplaceコミュニティが現在直面している緊急の優先事項に対応するために開発された、最初の機能セットに過ぎません。

私たちは新しい機能の開発を継続しており、近日中にさらに多くの機能をお知らせする予定です。仕事と生活を安全で快適なものにすると同時に、私たち全員がこのニューノーマルに対応できるようにします。

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