Smartsheetは、チームが大規模な作業を計画、把握、追跡、自動化、報告書作成を実行できるようにする作業遂行のプラットフォームです。Smartsheetは、業務遂行を加速し共同作業を行うためのツールとして、情報について扱う数百万人もの人々に利用されています。

しかし、今やプラットフォームや生産性のツールが多数ある中で、自分や組織に合った方法で作業するにはどのようにすればよいでしょうか？

選択による生産性向上

Dustin氏は「特定の人たちには、特定のプラットフォームでのコラボレーションが好まれるものです」と説明します。「当社にとっては重要なことは、Workplaceでも、メールでも、Slackでも、Googleのハングアウトチャットでも、チャットアプリやコラボレーションツールから顧客が選んだものに対応していることです」

このような観点は、Smartsheetが紡いできたオープンなAPIと相互に通信するシステムとの統合という広範囲に関係するストーリーと、言い換えれば、利用する側の好みのツールを使ってコラボレーションやコミュニケーションを行えるようにするという考え方と見事に合致しています。

SmartsheetのテクニカルプロダクトマネージャーのScott Tewel氏も同意見です。「FacebookによるSmartsheetとWorkplaceの統合は、顧客にさらなる価値を提供する絶好の機会でした」と同氏は言います。「すでに仕事に関するコミュニケーションに利用されているWorkplaceにSmartsheeを拡張することで、これが実現したのです」

「Workplaceは、社員がコラボレーションして情報を共有する場合に使い慣れているインターフェースを提供するアプリです」とDustin氏は続けます。「同様に、チームをつなぎ、大規模な作業を実行できるようにするプラットフォームとして、Smartsheetでは、技術者以外の人でも理解しやすい使い慣れたインターフェイスを用意してサポートするようにしています」

作業とコミュニケーションを一元化してさらなる高みへ

Smartsheet for Workplaceでは、メールやモバイルプッシュで通知やリクエストを受け取るオプションに加えて、Workplaceチャットのボットを介しても受信できるようになっています。

Dustin氏は「レコードや行に対してアクションを実行できる豊富な機能を揃えています」と述べています。「つまり、シートで変更が加えられたときにアラートを受け取ったり、重要な日付やマイルストーンを通知したりするだけのツールではありません。また、更新リクエストと承認リクエストを表示する自動アクションを有効化しましたので、Workplaceチャットで直接アップデートに返信したり、リクエストを承認したりできます。Workplaceを離れることなく、すべて利用できます。

また、プロジェクトやプロセスの管理者は、個々の通知設定を記憶しておく必要がなくなります。チームメンバーとして、気後れすることなく、プロジェクトの重要な更新情報やメッセージを好みのプラットフォームでできるだけ早く受け取ることができます。チーム メンバーは、好みのメッセージング アプリから応答し、その応答を Smartsheet に取り込むことができます。

これは、Smartsheetの技術による Converse.AIを使用した最初の Smartsheet統合でした。

実例

実際のシナリオをDustin氏が紹介してくれました。ある制作会社では、イベントの食品の配送と飲み物の配送に関連するシートの行を更新するためにベンダーを必要としています。

通常どおり、Smartsheet経由で更新リクエストが送信されます。ただし、ベンダーはWorkplaceで通知を受け取りますが、これはベンダーが選んだコラボレーション方法だからです。ベンダーはシステムの切り替え不要でWorkplaceコミュニティ内から直接対応でき、制作会社は更新情報を直接Smartsheetで受け取ることができます。

その結果、システム間で手間のかからないコラボレーションが可能になり、すべてのスタッフの生産性が向上します。

「これは、アプリを切り替える必要がなく、作業しているコンテキストにとどまることのできる優れた方法です」とDustin氏は言います。「しかし、それはまた、プロジェクトの次の段階を自分の側で実行するために必要な重要情報を提供するものでもあります。以上が「優れた連携」のストーリーです。

つまり、コミュニケーションプラットフォームと作業実行プラットフォームを組み合わせることで、実行している作業に関するコンテキストを把握できます。すべての変更と必要な情報をリアルタイムで可視化できるため、作業をより迅速に進めることができます。

通知以上の機能

これは単なる通知にとどまりません。どこにいてもWorkplaceチャットで承認が必要なアラートを受け取ることが可能で、特にモバイルでアクションを起こすことができます。その部分が特に強力なところだとDustin氏は考えています。

「そのため、メールを使いたくない場合や、現場担当者や契約社員だからとメールアドレスさえ持っていない場合でも、情報を送ってくれる重要な作業ツール、つまり組織内で実際に可視化できるツールを操作できます。そして、関係者はWorkplaceから参加させることができます」

統合の先にあるものとは？

この製品一つに対して実にエキサイティングなプランが複数あります。

「その一つがV1です」とDustin氏は言います。「承認と更新のリクエストを含めたことで、これまでにリリースした中で最も先進的なV1となりました。そして当社は引き続きその先にある機会に目を向けています」

詳細は今後のウェビナーでご覧ください

Dustin氏のトークは2月21日16:00(GMT)に開催されるウェビナーでご覧いただけます。

Dustin氏がWorkplaceと当社パートナーのジェネレーションデジタル部のRenee Manuelとともに、SmartsheetとWorkplaceを統合してさらにコラボレーションを強化し作業することのメリットと事例を考察します。

こちらから事前予約できます。

SmartsheetのDustin Avol氏とチームの皆様のご協力に感謝いたします。