個人の生産性を高める方法

個人の生産性とは何でしょうか?向上させるにはどうしたらよいのでしょうか?簡単なステップを実行して、生産性の目標を達成しましょう。

生産性 | 所要時間: 7分
How to increase personal productivity - Workplace from Meta

生産性についてはチーム単位で考えるのが一般的かもしれませんが、自分個人の生産性について考えたことはありますか?マネージャー、チームメンバー、フリーランサーなどさまざまな立場の人が、日々の生産性を向上するために実施できる簡単な改善策は数多くあります。この記事で見ていきましょう。

フロントラインワーカーの生産性を高めるためには

フロントライン社員こそが、優れた顧客体験を実現できます。ただしそれは、そうした社員のつながりを築くとともにサポートを提供した場合に限ります。チェックリストをダウンロードして、その方法をご覧ください。

個人の生産性が重要な理由

個人の生産性がなぜこれほど重要なのか?

新型コロナウイルス感染症の大流行で、仕事の世界は大きく変わりました。企業は、サービスを切り替えたり、従業員を再編成したり、フレキシブルワークやリモートワークへ迅速に移行するなど、とてつもないアジリティを発揮しなければなりませんでした。

そのため、生産性への注目度が高まっているのです。世界経済フォーラムによると、78%のビジネスリーダーが、ハイブリッドワークや在宅勤務は生産性に悪影響を及ぼすと考えているそうです。

これに関しては、まだ最終的な結論は出ていないものの、これまでのところ望ましい兆候が見られています。複数の調査で、生産性は低下するどころか、むしろ上昇していることが指摘されています。ある調査では、94%の社員が「生産性が向上した」または「コロナ前と同じ」と回答しています。また、リモートワークの社員は、オフィス勤務の社員に比べて非生産的な時間が少なく、注意散漫になることも少ないという調査結果もあります。

組織が社員の生産性やチームコラボレーションを測定することに注力する一方で、私たちは個人としてどのように働き方を進化させているのでしょうか?リモートワークは、自分自身の生産性を管理する責任を負うことを意味しますが、生産性はどのように管理すればいいのでしょうか?

従来の生産性トラッカーはタスクに着目していましたが、これからはもっと柔軟に生産性を考えるべきなのかもしれません。例えば、生産性の「逆算」を始めてみるとよいでしょう。すなわち、まずアウトプットに目を向け、成功につながった行動、そして邪魔になった行動を見つけます。

また、心身の健康の観点からも、生産性を総合的に考える必要があります。生産性とストレスの間に関連があることは広く知られています。ストレスが多い人ほど生産性が低く、また生産性が突然低下した場合は精神面の健康管理に問題を抱えている可能性があります。

個人の生産性を測定する方法

個人の生産性を測定する方法

生産性を測る簡単な方程式があります。それは「生み出した価値÷働いた時間」です。生産性の高い人は、組織のために同じ量の価値をより短時間で生み出すか、同じ時間でより大きな価値を生み出します。

問題は、この方法で個人の生産性を測るのは難しいということです。なぜなら、自分が生み出した価値を常に明確に把握できるとは限らないからです。特に、物理的な製品を作る仕事でない場合、アウトプットの測定が難しくなります。

そこで、平均的な1日または1週間における生産的な時間の合計という観点から生産性をとらえるとわかりやすいでしょう。生産的な時間とは、仕事を進められる時間、つまり、気が散ることなく作業に集中し、作業を終わらせられると感じる時間です。

多くの人は、1日や1週間の中で、特定の時間帯に生産性が高くなると感じています。突然の会議や電話、チャットの通知、小さな仕事や雑務が多すぎるなど、生産性を阻害する要因はさまざまで、このような邪魔が入ることで「大きな仕事」を終わらせられなくなります。

イギリスの経済研究評議会が報告した2019年の調査で、イギリスの平均的な労働者の生産的な時間は、労働日1日あたりわずか2時間53分だったことが判明しました。1日の平均労働時間を8時間程度と仮定すると、5時間近くは、あまり仕事ができていないことになります。このことから、個人の生産性が1日3時間を超えていれば、すでに平均的な社員よりも生産性が高いという驚くべき結論が導き出されます。

個人の生産性を測定する場合、次のような質問を自分に投げかけるとよいでしょう。

通常の勤務日において、1つの特定のタスクに集中できる時間はどれくらいあるか?

カレンダーが管理ブロックだらけだったり、2つ以上のプロジェクトに同時に取り組む傾向がある場合、生産性に影響を与える可能性があります。

大体1日に何回くらい会議をするか?

気が付くと複数のタスクや非現実的な納期を担当しているということがよくあるか?

このようなことが頻繁に起こるようであれば、仕事への取り組み方を見直す必要があるかも しれません。部下にもっと仕事を任せる必要があるのではないでしょうか?

昼休みを含め、定期的に休憩を取ることができているか?

集中力を維持するためには、休憩が不可欠です。画面から離れる時間を確保する必要があります。

個人の生産性を最大化するための10のヒント

個人の生産性を最大化するための10のヒント

生産性を最大化するために最も重要なことは、まずは発想の転換をしなければならないということです。時間管理アプリや生産性追跡ソフトを使っても、頭の中が整理されていなければ何も変わりません。

以下に、脳のギアチェンジを図るための10のヒントをご紹介します。

1. 何が妨げとなっているのかを考える

仕事中に気が散ったり、圧倒されたり、退屈に感じたりすることはありませんか?自分の仕事量や気持ちを認識することが、生産性を理解し向上するための第一歩になります。

2. 自分にとって生産的な一日がどのようなものかを視覚化する

生産性が高い状態に結びつく思考や感情を思い浮かべてみてください。どこにいますか?どのような考え方をしていますか?仕事のパターンはどのようなものですか?

3. この理想の一日を実現するための足がかりを作る

頭の中にあるビジョンを願っただけで実現できると思い込むのはやめましょう。また、一度にすべてを片づけようとしないようにします。その代わりに、実現に向けた戦略を練り、段階的に進めていくのです。

4. 一日の生産性計画(ToDoリスト)を設定する

生産性プランナーを使って一日のスケジュールを立てれば、より生産的に一日を過ごすことができます。また、優先順位を視覚化することで、計画外の仕事が発生しても、それをスケジュールのどこに入れるべきかがすぐに分かります。

5. 大きな仕事は早めに片付ける

納期が迫っているタスクがあれば、その日またはその週のできるだけ早い時間に取り組むようにします。最もストレスの大きな仕事を終わらせることで、ToDoリストの他の項目に前向きに取り組めるようになります。

6. 大きな仕事を小さな仕事に分割する

プロジェクトの規模が大きすぎて手に負えないと感じる場合は、小さな仕事に細かく分割してみるといいでしょう。ToDoリストに小さな項目を追加していくと、大きな目標の達成に向けて前進しているように感じられます。

7.ささやかなご褒美でモチベーションを上げる

ToDoリストを1つクリアするごとに、自分にご褒美をあげましょう。10分間の休憩でも、飲み物でも、ソーシャルメディアのフィードをスクロールする数分間でも、最後に楽しみが待っていれば、仕事を早く終わらせる意欲が湧いてくるはずです。

8. 決められた休憩を必ず取る

休憩をとることは、集中力を高め、ストレスを軽減することにつながります。昼食休憩を取らずに働くことが仕事が終わらせる秘訣だと思っているかもしれませんが、そのことがペースダウンにつながっている可能性があります。

9.可能な限り、タスクを人に振り分ける、または自動化する

自分の仕事が多すぎると感じたときは、我慢をしないことです。手伝ってくれる人を見つけるか、テクノロジーに仕事を任せるのもよいでしょう。例えば、アンケートの送信と結果の収集にはボットを使うことができます。

10.自分の生産性を長期的に追跡し、傾向を探る(例: 何によくつまずくか)

自分が費やした時間を記録し、生産的な時間と非生産的な時間をありのままに記録しましょう。ある程度情報を集めたら、データを分析し、生産性を上げる要因と生産性を下げる要因のパターンを見つけるようにします。これをもとに、よりスマートに仕事をするための戦略を練ることができます。

最新情報を入手する

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個人の生産性をさらに高める9つのメソッド

個人の生産性をさらに高める9つのメソッド

さらに生産性を高めたい場合は、効果が実証されている生産性向上テクニックを独学で学ぶことも可能です。たくさんの選択肢があるので、自分に合ったものを見つけられます。

いくつかの例をご紹介します。

SMARTとは、Specific (明確な)、Measurable (測定できる)、Achievable (達成できる)、Relevant (適切な)、Time-Bound (時間に即した)の頭文字をとったものです。ピーター・ドラッカーが最初に定義したこのメソッドでは、段階的な順序を踏むことで、現実的な目標を設定して、一貫性のあるわかりやすい方法で目標を達成していきます。

ポモドーロテクニックは、フランチェスコ・シリロが提唱した時間管理術で、25分という短時間の仕事を繰り返し、その間に定期的に休憩を入れるというシンプルなシステムです。シリロがまだ大学生だった時に、トマトの形をしたエッグタイマーを使ってこの手法を編み出したことから、イタリア語で「トマト」を意味するこの名前がつきました。

カンバンは、シンプルですが効果的なプロジェクト管理手法です。必要なものは付箋と、「やること」「進行中」「完了」の3つの欄を設けた表だけです。付箋を表の上で左から右へ移動させることで、自分がどのようにタスクを完了しているかを視覚化し、同時にその日の他の仕事も完全に把握できます。

マーク・トウェインの名言「朝一番に生きたカエルを食べてしまえば、その日はそれ以上悪いことは起こらない」からヒントを得た手法です。ブライアン・トレーシーが提唱したこの生産性テクニックは、シンプルなコンセプトを基に構築されています。朝一番に最も大変な仕事を片付ければ、残りの時間をもっと楽に過ごせる、という考え方です。

MoSCoWは、must have (対応必須)、should have (対応すべき)、could have (できれば対応)、would have (今は対応しない)の頭文字をとったものです。タスクを緊急度の高いものから低いものへと階層化する、シンプルな方法です。「必須」のタスクは、今すぐ集中すべきもの(重要なメッセージへの返信など)であり、「今は対応しない」のタスクは、将来的に向けて設定する漠然とした目標(「昇進」など)です。

コンピューターサイエンスを専攻する学生が考案したシステミストメソッドは、Todoistアプリと組み合わせて、複数のワークフローを効率化すると同時に、その他のタスクにバランスよく取り組むことを支援します。

デビッド・アレンの有名なGTDテクニックでは、頭の中をメールの受信箱のように扱い、タスクを収集、処理、整理、レビュー、実行の5つに振り分けます。他の重要度の低いタスクは保存するか、あるいはリサイクルボックスに放り込むことで、一度に1つのことに集中するようユーザーを促します。

Zen to Done (ZTD)は、デビッド・アレンのGTDをさらに一歩進めたものです。GTDを取り入れるために必要な行動の変化をベースにしたZTDは、一旦立ち止まってタスクについて考える必要性をなくし、そのまま行動に移すことを奨励しています。熟考よりも行動を好む人にとって、より有用なテクニックです。

ジェリー・サインフェルド本人は関連性を否定していますが、「サインフェルドメソッド」としても知られるテクニックです。このテクニックは、ToDoリストでチェックのついたすべての項目が将来、より良い自分を作るためのさらなるステップだと考えるように促すものです。個人的な成長を重視する人にインセンティブを与える効果的な方法です。

個人の生産性向上に最適なツール

個人の生産性向上に最適なツール

生産性向上に最適なツールには、たくさんの選択肢があります。

生産性プランナー

生産性プランナー は、自分やチームのスケジュール、タスク、プロジェクト、目標を管理するためのツールです。デジタルプランナーもたくさんありますが、紙のプランナーを好む人もいます。

タイムトラッカー

タイムトラッカー は、プロジェクトのタスクやマイルストーンとToDoリストを組み合わせることができます。また、事前のスケジュール管理にも利用できます。タイムトラッカーの利点は、さまざまなタスクにかかる時間を統計的に確認できることです。

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