イントラネットとWebサイトはどこが違うか

イントラネットは、企業が設置するプライベートなネットワークで、ベストプラクティスや重要な社内情報を共有するためのポータルサイトとして機能します。また上手に活用すれば、社員のコラボレーションや共同作業をより効果的に行うことができます。イントラネットは通常、Webサイトとコラボレーションプラットフォームで構成され、ファイアウォールによって広いインターネットからは分離されています。

イントラネットに載せるべきコンテンツとは

組織ごとにさまざまなバリエーションがありますが、イントラネットには以下のようなものが掲載されます。

• 社報とお知らせ
• ディスカッションとフォーラム
• 重要なビジネス文書
• ブログ
• 人事方針と手続き
• 会社のフォーム類
• 社員名簿
• 経費請求、休暇、会議室の予約、ITサービスリクエストなどのタスクを自動化するリソース

イントラネットは、情報を保存したり、経営者がトップダウンでメッセージを流したりするためだけに使うべきではありません。

イントラネットを構築する必要がある組織の規模とは

元々イントラネットは主に大企業で使われていました。しかし、情報の即時アクセス要求やリモートワークが増加し、クラウドベースのサービスを利用した最新のイントラネットの構築が比較的簡単であることから、この状況は変わりつつあります。

ニールセン・ノーマン・グループ(NNG)によると、社員数が1,000人未満の企業ではイントラネットを作成しないことが多いものの、実際にはもっと小規模の企業にもメリットがあるそうです。社員がさまざまな場所に分散している場合は、特にそうです。

また、メッセージングシステムやファイルストレージはすぐに手狭になるため、イントラネットは中小企業にとっても情報を一元的に保管できる良いソリューションであるとNNGは指摘しています。

イントラネットとエクストラネットはどこが違うか

イントラネットの未来とは

しかしイントラネットは、情報を保存したり、経営者がトップダウンでメッセージを流したりするためだけに使うべきではありません。現代において、イントラネットは、人々がコミュニケーションをとり、コラボレーションを図り、アイデアを共有するための手段であるべきです。そのために必要になるのが、コミュニケーションツールです。

FacebookのWorkplaceのような最新のプラットフォームは、イントラネットと統合してその機能を強化できます。日常的に使っている他のツールと並行して、会社のコミュニケーションにコメントしたりリアクションをしたりすることができるようにします。特定のプロジェクトについて、公開または非公開のグループでのディスカッションを行えます。

デジタルソリューションは、イントラネットをゼロから構築するよりも優れている場合があります。

うちの組織にはイントラネットが必要か

組織の規模に関係なく、イントラネットは有用です。スタッフの離職率が高い組織や、退職予定のスタッフが多い組織にとって役立つ場合が少なくありません。中央リポジトリは、知識の維持や保存に役立つため、人々が組織を離れてもそうしたものが失われることはありません。

Workplaceのようなプラットフォームは、動的で検索や共有が可能なリポジトリに安全にアクセスできるようにします。

とはいえ、まだイントラネットをお持ちでないなら、ゼロからイントラネットを構築するよりもデジタルソリューションを使った方がよいかもしれません。Workplaceのようなプラットフォームは、動的で検索や共有が可能なリポジトリに安全にアクセスできるようにします。モバイルファーストのアプローチで、どこにいても必要な情報にアクセスし、共有できるようにします。

そして、デフォルトで開かれる仕事の世界の、イントラネットを構築し、監視し、維持するための専用のリソースがない企業にとっては特に有用です。また、社員が自分の端末からファイアウォールの内側にある情報にアクセスする必要がある組織にとっても有用です。