だれに情報を共有するかを考え、適切な方法でナレッジを共有する
ナレッジ共有は、チームコラボレーションの基本です。適切な情報を適切な人に伝える方法について考えます。
ナレッジの共有により、チームのコラボレーション、社員のエンゲージメント、イノベーションを促進し、新しいビジネスチャンスを発見し、ビジネスに付加価値をもたらすことができます。とはいえ、克服しなくてはならない障壁や、注意すべきリスクがあります。
「知識は力なり」という言葉は真実です。現代の経済において、社内に蓄積された知識は、価値が上がっていく無形資産と見なすことができます。
そのようなナレッジが共有も管理もされていないなら、重要な人材が離職した場合に、多くの問題が発生しかねません。そもそも適切な人材を獲得することもできなくなってしまうかもしれません。
80％以上の人が、無料の食事やジムの会員権などの特典を提供する会社よりも、オープンなコミュニケーションを重視する会社で働くほうを選びます。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
仕事やビジネスのセキュリティにおいて、情報を保護することこそ重要と考えられている場合、「知識囲い込み」の悪習を打破するのは容易ではないかもしれません。一方で、若い世代の社員は、ナレッジ共有の文化を期待するようになっています。この世代は、2020年までに労働力の35%を占めると予想され、その要求を無視することはできません。
こうした背景から、情報共有のためのよりオープンなアプローチが確立されつつあります。
2016年にCFOを対象に実施された調査によれば、25%が財務情報を全社員と共有しており、2012年と比較して7%上昇しています。3分の1近くは、「一部の社員」と財務情報を共有していると回答しています。
適切な人と情報を共有することは、ナレッジ管理を成功させる鍵となります。情報を必要とする人。関わりがある限りは活用したいと思っている人。また、その情報を利用したり転送したりしようとしている人もいます。
効果的なナレッジ共有の方法
社員がナレッジを理解し活用できるようにするには、単にそれを「トップダウン」で共有するだけでは不十分です。チームが自分自身でも共有し、コメントやチャット、反論さえできるようでなければなりません、Workplaceなどのコラボレーションプラットフォームがあれば、チームでリアルタイムに情報を共有したりコメントしたりできます。
About Peopleを設立したナレッジ管理コンサルタントのパム・ホロウェイ氏は、「共有することは改善に欠かせない」と言います。同氏によれば、経営陣は社員からのフィードバックを受け入れる必要があります。また、共有されるナレッジの価値を決めるのはユーザーであるべきだと言っています。
Workplaceでは、「いいね！」の機能や、チームが使い慣れているFacebookの他のエンゲージメント指標によって、それを簡単に行うことができます。
経営陣がナレッジを共有することはスタートに過ぎません。他の社員もナレッジを共有しないなら、適切な人と共有するという文化は定着しません。ホロウェイ氏は、共有するメリットを伝えるとともに手本によって教えるよう勧めています。
個人にとってメリットがあることをチームに伝えましょう。そうするなら、一人一人が学び、活用し、パフォーマンスを改善し、周りの同僚をサポートするようになるでしょう。
ナレッジ共有の障壁を克服する
多くの場合、オープンな文化の促進を妨げる要因となっているのは、ナレッジ共有に対する個人の障壁です。この分野を研究するアンドレアス・リーゲ氏は、障壁として15の点を挙げています。それには、次のものが含まれます。
- 効果的にナレッジを共有するための時間がない
- 共有することで職務上の機密漏洩にならないかという心配
- ナレッジの価値についての認識不足
- 人ベースの「暗黙知」よりも、公式で「明示的な知識」が組織で優勢になっている
- 文章やコメントを書くスキル不足
こうした障壁は解消可能であり、Workplaceのような手軽な人ベースのプラットフォームを使うことで、自信をもってナレッジを共有できるようになります。インスタントメッセージなどの機能やプロジェクトグループ機能により、時間を節約し、ナレッジの関連性を確保し、出所をはっきりさせ、容易に検索することができます。
リスクを管理する方法
ナレッジの中には機密事項が含まれる場合もあり、組織の特定の個人だけにアクセスを制限する必要があるかもしれません。共有とオープンな文化から得られた暗黙知であっても、競争上のメリットをもたらす情報として機密性を保ちたい場合もあります。
ナレッジ漏洩のリスクを管理するには、アクセスを制御し、適切な人と共有する必要があります。多くの人と共有できる情報か、特定のグループ内で共有する情報かを考えなければなりません。ベストプラクティスとして、USBドライブ、デスクトップPC、ノート型PC、紙面でナレッジを保管することは避けましょう。
Workplaceのような、ナレッジ共有とコミュニケーションに特化して設計されたコラボレーションツールなら、最高レベルのセキュリティを保ち、自分のデータを自分で保持することができます。
ナレッジ共有のメリット
StarbucksやHootsuiteなど、ナレッジ共有に力を入れる企業では、情報がスムーズに流れるため、顧客の希望を迅速かつスムーズに把握することができています。
また、ナレッジに基づいて顧客との関係を築き、新たなビジネスチャンスを見つけ、イノベーションを促進することも可能になっています。
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