イントラネットによくある問題5つとその解決策
エンゲージメントの欠如からインタラクションの欠如まで、最近のイントラネットが抱えるいくつかの問題を挙げ、Workplaceの導入でそうした問題がどう解決できるかを説明します。
最新のイントラネットは、オンラインディレクトリや大昔の社員の写真保管庫以上の役割を果たせるはずです。少なくとも、そうあるべきです。
では、それでもイントラネットの利用があまり広がらないのは、何が原因なのでしょう。人に自慢したくなるほどのビジネスコミュニケーションポータルを構築する上で障害となるものをいくつか挙げ、それをどのように克服するかについて説明します。
1. ストレスだらけのユーザーエクスペリエンス
イントラネットがエンゲージメントを得られない理由として真っ先に挙げられるのがこれです。社員は多忙なので、イントラネットにログオンしたはいいものの、そこからインスタントメッセージの送受信や文書保存のために、まったく新しい操作を覚えなければならないのなら、そんなシステムは受け入れられないと考えています。
Workplaceの統合機能を使えば、お気に入りのストレージツールとの連携も簡単
Workplaceでは、すでに使い慣れたインターフェイスを使用しているので、長時間のトレーニングは必要ありません。また、統合機能を使えば、お気に入りのストレージツールをWorkplaceと連携させるのも簡単です。
たとえば、Microsoft Sharepoint Onlineのフォルダに主要な従業員情報が含まれている場合、それをそのままWorkplaceのグループにマッピングできます。また、Box、Dropbox、Microsoft OneDriveなど、お気に入りのクラウドストレージツールからフォルダを添付することもできます。
既存のイントラネットとの併用または全面的な刷新、Workplaceならどちらも可能
Workplaceは、既存のイントラネットと組み合わせることができますし、イントラネットを完全に置き換えることもできます。野心的すぎると思われますか？イントラネットをWorkplaceに移行させたTelenorの事例をこちらでご覧ください。
2. インタラクションの欠如
ソーシャルコラボレーションは、イントラネットの主要トレンドの1つです。したがって、コラボレーションを促す要素に乏しいイントラネットがあるとすると、失敗するのは明らかです。Workplace Chatは、社内の連帯感を育むための理想的なソーシャルツールです。
社員はすでに使い方を知っていますし、絵文字やGIF、ステッカーなどの豊富な機能が詰まっています。Workplace Chatは、社員が慣れた方法でコミュニケーションをとり、より効果的なコラボレーションを実現する上で役立ちます。
GIFも絵文字も使えて、コラボレーションがより効果的に
また、社員のプロフィールを設定すると、社員の誕生日や仕事の記念日のリマインダーを送信することもできます。これにより、人々は互いに関わり合い、祝福し合い、コミュニティ意識を高める機会を得られます。
3. 今となっては意味不明な情報
イントラネットには膨大な企業情報が収録されていることでしょう。ただし、誰もがすべてを知りたいと思ったり、知る必要があるわけではありません。では、ユーザーにとって意味のある情報を見つけるために、今は無意味になった情報の山をかき分けなくてはならない事態を避けるにはどうすればよいのでしょうか？
Workplaceグループとニュースフィードは、ユーザーの特定のニーズや興味に合わせたコンテンツを提供するものなので、人々のエンゲージメントについてすぐに効果が表れることが期待できますし、さらにリピーターの増加も期待できます。
また、会社の重要な連絡を見逃すことなく、組織内の全員に確実に届けることができます。
イントラネットのWorkplaceグループを利用して重要度の下がった情報の露出を抑え、今アクセスする価値のある情報をわかりやすく提示することに成功したIlluminaの事例をご覧ください。
4. 使いにくいディレクトリ
イントラネットを利用する主な理由の1つとして、組織内の人の詳細情報の検索が挙げられます。ところが実際には、検索対象のディレクトリがわかりにくい、使いにくい、更新が長らく滞っているといった状況にある場合が少なくありません。
Workplaceディレクトリは、同僚の情報を探しやすい上に、収録されるプロフィールはパーソナライズされており、同僚とのつながりを深めるのに効果的です。
Workplaceディレクトリに収録されるプロフィールはパーソナライズされており、同僚とのつながりを深めるのに効果的
5. デスクトップの利用が前提
モバイルワークやリモートワークの増加に伴い、組織のオフィス内で利用する前提で設計されたイントラネットでは、利用者の興味を引くことはできません。
Workplaceはモバイルファーストのため、誰でもどこからでもアクセスできます。会社のメールアドレスがなくても社員IDがあれば十分です。
Workplaceをインターネットとして使っているとこのような体制を整えることができるので、組織内の誰とでもつながりやコミュニティを築くことができます。
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