インスタントメッセージがビジネスにもたらす12のメリット
ビジネスコミュニケーションのツールの中で、インスタントメッセージの重要性が高まっています。しかし、企業はインスタントメッセージをどのように活用できるのでしょうか。一緒に見ていきましょう。
ビジネスでのインスタントメッセージ利用とは？
最近の調査によると、現在、約43％の従業員が職場でインスタントメッセージ(IM)を使用しているそうです。新型コロナウイルス感染症との共存を余儀なくされた時代を迎え、IMは、多くの企業にとって不可欠なものになりました。かつて、社員はずっとデスクの前に座りながら周囲とコミュニケーションを取っていたものでしたが、IMがあれば、デスクの有無を問わず同様のコミュニケーションが図れます。仕事に関することでも、非公式なことでも、利用者同士が「チャット」でき、コラボレーションや生産性を高めることができるのです。
プラス面にもっと目を向けてみましょう。ビジネスでIMを活用することについての12のメリットを以下にご紹介します。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
1. 効率性
ビジネスにおけるインスタントメッセージの最大の利点は、まさに「インスタント」であることです。ビジネス向けライブチャットを使えば、要点だけをストレートに伝えることができます。電話のような丁寧な会話も、メールのような形式的な言い回しも一切必要ありません。
そのため、インスタントメッセージは、迅速なコミュニケーションやとっさの判断が必要な、動きの速いプロジェクトに最適です。スピード感を持って情報を伝達することで、人はすぐに行動に移すことができます。その結果、生産性と効率性を即座に高めることができるのです。
2. より詳しいインサイトを得る
たくさんの人をメールの宛先に含めたり、対面での会議に参加したりしなくても、より多くのインサイトにアクセスできるようになります。ビジネス向けライブチャットを可能にするWorkplaceのようなツールを使えば、アイデアを出し合い、即座に返答することで、創造力がますますかき立てられ、アイデアに磨きをかけることが可能になります。
3. 即座にフィードバックを提供する
Futurestepが実施した調査によると、ミレニアル世代は他の世代よりも、仕事でのフィードバックを求める傾向にあります。IMを使えば、仕事に対してすぐに反応したり、簡単なジェスチャーで承認したりすることができます。また、簡単な質問に答えたり、必要なときにサポートを提供したりすることもできます。
4. ユーザーフレンドリー
FacebookやWhatsApp、携帯電話のメールなど、大半の人がそれぞれの生活で何らかの インスタントメッセージングシステムを使いこなしています。使いやすいインターフェイスを備えたIMであれば、すぐに自由に使うことができるため、効果的にコミュニケーションをとるために新しい何かを学ぶ必要がなくなります。このため、全社的な展開のロールアウトや導入コストを大幅に削減できるのです。
5. データセキュリティ
組織が見落としがちな問題の1つに、セキュリティがあります。社員に必要な作業ツールを提供できていない企業では、社員が個人所有の消費者向けツールを使って、仕事に関する問題に対処しようとする様子が見られるかもしれません。このように社員が「シャドーIT」 を利用することで、データやIPなどへのアクセス権限を持っている社員について、企業のセキュリティ管理が行き届かなくなる可能性があります。
6. 組織の民主主義を促進する
IMグループでは、誰もが同じレベルにいます。誰もがグループの他のメンバーと同じように情報にアクセスし、同じように貢献する権利を持っています。つまり組織は、通常であれば届くことのなかった意見を活用することができるのです。また、IMを使っていれば、誰かに疎外感を感じさせることはないでしょう。
7. 創造力をかき立てる
IMは、アイデアを短時間で出し合うことに適したツールです。ブレインストーミングの際に、IMのグループに質問を投げかけることで、組織に貢献したいという人々の意欲をかき立てることができます。
8. リモートワーク
地域や時間帯によって従業員が分散しているため、多くの組織は、どのようにして全従業員に連絡を取り、まとめるのか、という問題に対処しています。ビジネス向けのインスタントメッセージは、従業員がリモートで仕事をする際の、ソリューションとなります。
9. モバイル対応
どこからでも利用でき、モバイルに最適化されたプラットフォームなので、移動中にも利用できます。ビデオチャットでは、これ以外のツールでは到底不可能な、対面でのコミュニケーションが可能になります。
また、社内ツールに限定する必要もありません。Workplaceを使えば、 会社間グループのインスタントメッセージングチャットで、サプライヤーやお客様、外部パートナーと安全にやりとりすることもできます。
10. スピード
組織全体に、情報を迅速に伝達する必要があるならば、IMはその最適な手段です。社員にイントラネットやメールでチェックしてもらうのではなく、全社員に必要な情報を短時間で届けることができます。
11. 誰が連絡可能かを把握できる
時間をかけてメールを作成し送信したところ、その相手が休暇中である旨の自動応答メッセージが返ってきてむなしくなる、ということはもうありません。IMならば誰がオンラインなのかが常時把握できるので、受信できる人がいることを確認した上で発信することができます。
12. 重要なことに集中できる
毎日約2,690億通のメールが送信される現状では、社員がメール過多を訴えるのも無理ありません。メールはこれからも必要なツールであることに疑いの余地はありませんが、IMは各人のメール受信箱にかかる大きな負担を、少なくとも少しは軽減できます。
このことだけでも、組織でエンタープライズ対応のIMソリューションを導入する理由としては十分かもしれません。
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