ハイブリッドワークのモデル: 新しいワークスタイルへようこそ

スタッフにオフィスに戻ってもらいたいですか?それとも、在宅勤務を続けてもらいますか?併存させることはお考えですか?ハイブリッドワークは、組織が前進するための最善の方法になり得ます。

働き方の未来 | 所要時間: 12分

在宅勤務は昔からありました。しかし、この2年間で大人気になりました。今、職場への復帰や働き方の未来 について考えるとき、世界中のビジネスリーダーは新しい働き方を思い描いています。それがハイブリッドワークです。

企業が物理的なスペースを再開するにあたり、多くの雇用主はある程度のリモートワークを維持しようとする傾向にあります。McKinseyの調査によると、およそ90%の組織が、長期計画の一環としてリモートワークとオンサイトワークを組み合わせることを意図しているといいます。

現在、ほとんどの社員が自宅に便利なオフィスを構えていますし、パンデミックによってリモートワークが効果的であることが証明されました。しかし、リモートワーカーは生産性を維持する一方で、彼らが活躍するために必要な個人的な接触やつながりの感覚を失ってしまう可能性もあるのです。ハイブリッドワークは、リモートワークの自律性と対面での社会的・文化的な利点という両方を兼ね備えた働き方なのです。

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しかし、ハイブリッドモデルを提供するのは比較的簡単ですが、自社のビジネスでこのモデルを成功させるには、熟慮と綿密な計画が必要です。加えて、上司や同僚がめいめい分散するという体制でどんな働き方をすればいいのか、戸惑う社員に対する新たなサポートも必要です。

Temporallの最近のレポートによると、ハイブリッドな世界では「...組織の繋がりが失われるという脅威が、実際に困難を招いている」とされています。また、「耳を傾けることの重要性と、支援と信頼を重んじる文化は、こうした過渡期において、パンデミック後の変化にも、それ以降も、組織がポジティブに、そして皆にとって変化する上で、重要な役割を果たすだろう」とも書かれています。1

では、バランスをうまくとり、パンデミック後の世界で成功するために、組織はどのような体制をとればよいのでしょうか?

ハイブリッドワークモデルとは?

ハイブリッドワークモデルとは?

ハイブリッドワークモデルは、オンサイトとリモートワークをミックスして、両方の良いとこ取りを狙ったモデルです。たとえば、週に3日自宅で仕事をし、2日はオフィスで過ごすということも可能です。また、特定の日にスタッフが対面でミーティングに参加するよう、リーダーから指示されることもあります。このような仕組みにより、社員は在宅勤務で享受してきた柔軟性を維持しながら、コラボレーションや 福利厚生に欠かせない、同僚との直接のつながりも持つことができるのです。

ハイブリッドワークとは、グループの一部が一部または全部をオンサイトで一緒に働き、他のメンバーは完全にリモートで働くという、ハイブリッドチームとは少し異なるものです。

それでは、ハイブリッドワークモデルの種類をいくつか見ていきましょう。

リモートファースト

これは、リモートワークのツールを持っている人がほとんどの時間をリモートで過ごすことが許されるケースです。パンデミック発生当初は、公共交通機関を利用したり、家族以外の人と交流したりすることは危険だと考えられたため、ほとんどの組織がリモートファーストモデルを採用していました。ShopifyやUpworkなど一部の企業は、パンデミックが後退し始めた後もリモートファーストモデルにこだわると述べています。

たまにオフィス

また、リモートワークの普及に伴い、対面でのミーティングや社員のチームビルディングなど、職場環境で培われたノウハウを活用しようとする企業も増えています。このモデルでは、社員は週に1〜2日オフィスに出社し、同僚とおしゃべりをしたり、重要なチームミーティングに顔を出したりします。

オフィスファースト

この場合、企業はリモートポリシーを提供するものの、ほとんどの人がオフィスで働くことを希望しています。一部の社員は、必要なときに必要なだけ在宅勤務をすることができますが、積極的に奨励されているわけではありません。

なぜハイブリッドワークなのか?

なぜハイブリッドワークなのか?

ここ最近、インターネットの高速化、クラウドコラボレーションツールの登場、健全なワークライフバランスの重要性が盛んに叫ばれるなどの要因から、ハイブリッドワークの人気が高まっています。しかし、このシステムが本格的に普及したのは、コロナ禍のためにどの企業でも従来の働き方を継続することを断念せざるを得なくなったからです。

すべての組織がハイブリッドモデルを採用できるわけではありませんが、金融やハイテクなど一部の分野ではハイブリッドモデルが主流になりつつあります。Facebook、Microsoft、PwC、KPMGなどの大手ブランドは、現在ハイブリッドワークを取り入れている企業の一例です。

KPMG UKの代表取締役であるジョン・ホルト氏は、次のように語っています。「私たちは社員を信頼しています。私たちの新しい働き方は、社員に権限を持たせて、自身の働き方をそれぞれデザインすることを可能にします。パンデミックは、どこで働くかではなく、どのように働くかが重要であることを証明しました」。

在宅勤務には、社員が失いたくないメリットがたくさんあります。企業が人材を獲得し、維持するためにハイブリッドワークを提供することの重要性が高まっているほどです。実際、パンデミック後に組織が完全にオンサイトワークに戻った場合、社員の30%が転職を検討すると回答しています。

ハイブリッドワークモデルが長期的にどうなるかはまだわかりません。ポリシー、プラクティス、コラボレーションテクノロジーは、組織が使いこなすにつれて進化していくでしょう。しかし、ただ仕事をするために職場に行くということは、社会人として必要なことではなくなったと考えてよいでしょう。

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ハイブリッドチームとどう接したらいいのか?

ハイブリッドワークのメリットとは?

ハイブリッドワークのメリットとは?

よく練られたハイブリッドワークモデルは、コラボレーション、生産性、社員の満足度を高めるのに効果的です。ハイブリッドモデルを採用する理由としては、以下のようなことが挙げられます。

  1. 公衆衛生

    ソーシャルディスタンスなどのコロナ関連規制がまだ多くの国で実施されており、オフィス復帰への不安はまだまだ払拭されていません。ハイブリッドワークなら、オフィスにある程度の存在意義を維持しながら、人々の安心を守ることができます。


    特に、免疫力が低下している人やそうした人を看病している人にとっては、極めて重要なことです。また、ハイブリッドワークの導入により、体調が悪いときは自宅勤務を選択できるため、病気の蔓延を抑えることができます。

  2. ワークライフバランスの改善

    ハイブリッドワークを導入することで、ストレスの軽減、通勤時間の短縮、仕事以外の活動時間の確保など、ワークライフバランスを改善するチャンスを社員に与えることができます。


    社員の50%以上が、少なくとも一定期間はリモートで働きたいと回答しており2、多くの社員が、最も働きやすい場所を自由に選べるという理由で、ハイブリッド型の勤務形態を好んでいます。

  3. 人材プールの拡大

    対面式とリモートワークの組み合わせが可能な組織であれば、人材募集の条件を広げ、従来なら応募しなかったであろう人材も呼び込むことができます。


    つまり、現地での雇用に縛られることがなくなるのです。遠方在住の人も、週に1日だけ、あるいは会議のときだけオフィスに来ればいいとなれば、会社で働きたいと思うかもしれません。

  4. 生産性の向上

    パンデミック発生以前から、自宅では気が散る要因が少ないため、リモートワークによって生産性が向上することが指摘されてきました。雇用主もそのメリットを感じています。パンデミック時にリモートワークの手法を採用した後、多くのビジネスリーダーは、組織の生産性が少なくとも以前と同じ水準が保たれていることを目の当たりにしたのです。

  5. 社員の満足度

    ハイブリッドワークは、少なくとも一部の時間帯はオフィスの外で働くことができる柔軟性があるため、社員に人気があります。オフィスにいるときの賑やかさが好きな人もいれば、家にいるときの孤独感が好きな人もいます。ハイブリッドワークによって、両方のグループに適した社員経験を実現することができます。また、共同作業の機会も増え、士気や一体感も高まります。

  6. オフィス経費の節減

    リモートワークによって、オフィススペースの必要性が減るため、企業はオフィスの賃料や建物の維持費を大幅に節約することができます。冷暖房などの光熱費、印刷代、文房具代などの節約効果は絶大です。

  7. 企業文化を変える大きなチャンス

    この2~3年間に明るい出来事があったとすれば、パンデミックによって、「どこでも働ける」文化への意識改革が進んだということでしょう。リモートワークが進んだ結果、ビジネスリーダーはほとんどの人に自発的に働いてくれると信頼を置けるようになり、多くの場合、マネージャーとそのチームとの間で、より思いやりの深い関係を築くことができました。


    また、ハイブリッド型の職場は将来の危機に備えて強靭な文化を構築することにもつながります。すでに多くの社員が在宅勤務をしているため、必要であれば簡単に完全なリモートワーク体制に戻すことができます。

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ハイブリッドワークの企業文化とは?

ハイブリッドワークの課題とは?

ハイブリッドワークの課題とは?

ハイブリッド型ワークプレイスモデルは一見バランスが取れているように思えますが、欠点がないわけではありません。ハイブリッドモデルの課題としては以下の例が挙げられます。

  • ハイブリッドワークへの期待値の不一致

    大まかに言えば、雇用主は社員に比べ、本人の出社をより強く望んでいます。この断絶は、McKinsey[SC5]の最近のレポートでも明らかにされています。調査対象となった上級管理職の4分の3以上が、典型的な主力社員が少なくとも週に3日はオフィスに戻ることを期待していると回答しています。


    しかし、4分の3近くの社員が週に2日以上在宅勤務を希望し、52%が少なくとも3日はリモートワークを希望していると答えています。

  • 人間関係の維持の難しさ

    ハイブリッドチームでの活動は、遠距離恋愛に近いものがあります。信頼関係、定期的な連絡、そしてそれを成功させるための覚悟が必要なのです。


    人々が常に一緒に仕事をしていれば、コラボレーションを行う、フィードバックする、サポートを受ける、ミーティングに参加する、チーム内で強固な基盤を築くといったことは比較的容易です。また、全員がリモートで仕事をするようになると、バーチャルコラボレーションに慣れて、定期的なチェックインやオンラインチャットで連絡を取り合う習慣が身につきます。しかし、チームが分断されると、オフィス組と自宅組との間に断絶が生じることがあります。

  • 自発的な交流の不足

    職場で起こるとりとめのないおしゃべりは、多くの人にとって楽しいものです。リモートで働く社員は、オフィス文化、自発的なコミュニケーション、チーム活動などから疎外されていると感じることがあります。職場に物理的に出勤していれば、社員同士の交流が深まり、すぐに近況報告をしたり、仕事帰りに親交を深めたりすることができます。ハイブリッドチームが直面する課題の多くは、社員同士の繋がりを確保できるかどうかにかかっています。


  • ハイブリッドチームのエンゲージメントを得るための新たなアプローチが必要

    リモートワークの社員のエンゲージメントを維持することは大変な作業で、時間もかかります。そのため、一部のリーダーは、このことについて十分に注意を払わないことがあるようです。以前は、オフィスを歩けば、ボディランゲージに気づき、必要なときに問題解決ができました。今は、直接顔を見ることができない分、人の感情を察することが難しくなっています。オフィス文化を家庭で再現する方法を考えないと、不満が募ってしまう恐れがあります。


  • オフサイトとオンサイトの社員の扱いの不均衡

    良し悪しは別として、オンサイトの方がリモートワーカーより優遇されているように感じることがあります。リーダーは、オフィスで「見かける」社員をより熱心な人材とみなし、より手厚くサポートするかもしれません。リモートワーカーは、オフィスにいる人よりも目立たないため、研修や昇進の機会から遠ざけられていると感じるかもしれません。


  • 新入社員が経験豊富なスタッフから学ぶことが難しい

    これは、ハイブリッドワークの最大の課題の1つです。新入社員は、オフィスの同僚と限られた時間しか過ごさない場合、ノウハウを学ぶのが非常に難しくなります。それだけでなく、同僚との絆を築くことも、直接の交流がなければ、より困難なものとなります。その結果、孤立感にさいなまれたり苛立ったりすることもあります。


  • 企業文化への影響

    組織への帰属意識は、人がずっとそこにいるときほど高まらないかもしれません。リモートワーカーは、人とのつながりが希薄になり、輪からはみ出し、あまり貢献できないように感じ、最終的には会社になじめないように感じてしまうことがあるのです。チームメンバー全員が、お互いの成功やビジネスの成功に投資していると感じる必要があります。


ハイブリッドな仕事環境

ハイブリッドな仕事環境

ハイブリッドな職場環境を管理する際には、これまで考慮する必要がなかったようなことも、いくつか考える必要が出てきます。大きなものとしては、物理的な空間が挙げられます。たとえば、社員が全部で150人いるとして、その全員が同時に入れるようなビルは必要ないでしょう。

火曜日と水曜日しかオフィスにいない社員もいれば、週末のシフトに入る社員もいるでしょうから、代わりにホットデスキングシステムを利用することが一案です。いつ人が建物に入るのかを正確に把握し、ニーズに合ったスペースを見つけることが重要です。たとえば、いくつかの国のFacebookのオフィスでは、10%の割合でオープンにしており、オフィスに出社したい社員に対してはオンラインフォームでリクエストを受け付け、1~2週間かけて承認しています。

現在、多くの組織がハイブリッドワークの機能を高めるために、物理的な労働環境を大幅に見直しています。現代のオフィスは、デスクがずらりと並ぶフォーマルなフルタイムの職場ではなく、コラボレーションやチームビルディングのための柔軟に活用されるスペースになりつつあります。

また、ソーシャルスペースを充実させることで、オンサイトでのコラボレーションを促進することもできます。また、クライアントと会うためのハブや、対面でのミーティングやオンラインミーティングのための設備の整ったミーティングルームを用意するのも一案です。また、感染症対策のため、ボタンやハンドルなどの表面に代わる新しいタッチレス技術に投資している企業もあります。

ハイブリッドワークを行うには

ハイブリッドワークを行うには

自宅と会社の間で時間をやりくりしてくださいとだけ社員に伝えて、機能することを祈っているようではうまくいきません。しっかりとしたハイブリッドワークプレイス戦略を策定する必要があります。考えるべきことをいくつか紹介します。

ハイブリッドワークの方針の透明性

社員に何が期待されているかを明確に示すポリシーを策定しましょう。もしリモートワークを許可される社員と、そうではない社員が出てしまうならば、皆にその決定の根拠を知らせて、対立や恨みを避ける必要があります。説明が求められるのは、たとえば以下の点についてです。

  • オンサイトには何日間出勤するのか?
  • オンラインよりも対面の方が効果的に対処できる業務とは何か?
  • ミーティングやコラボレーションのために、特定のスタッフが同じ時間にオフィスにいるべきか?

最適なハイブリッドモデルが見つかるまで、新しいポリシーについてフィードバックを受け、微調整をしながら進めていくことが重要です。

ハイブリッドワークスケジュール

多くの企業でシフトパターンに応じたローテーションがあるように、ハイブリッドワーカーにも同様の検討が必要です。これにより、社員がいつも同じ人とオフィスにいたり、みんなが在宅勤務をしているときに自分だけオフィスにいたりすることを避けることができます。

ローテーションには、社員がどこで働いているかだけでなく、誰が働いているかも示されるため、全員で同じ情報を共有することができます。または、カレンダーを共有することで、出社予定日を把握することでも構いません。

タスクの配分

チームリーダーは、どのような仕事がオフィスや自宅の環境により適しているかに基づいて、スケジュールを最適化するといいでしょう。

非同期タスクとは、データ入力や1人でのプレゼンなど、他の人のインプットを受けずに完了できるタスクのことです。これは、中断することなくまとまった時間を確保できる、自宅での作業に最適なタスクです。一方、同期タスクはオフィス環境に向いています。グループでのコラボレーション、ブレーンストーミング、意見交換、あるいは創造力が必要とされる作業です。

信頼

信頼はあらゆるハイブリッドワークプレイスにとってその基礎となるものです。パンデミック時に在宅勤務が成功した後でも、一部のマネージャーはリモートワーカーがその自由を利用して定期的にサボっていると考えています。マネージャーは、リモートワーカーを信頼して、彼らが仕事を成し遂げることを信じ、マイクロマネジメントは控えなければなりません。

Gartnerの調査によると、信頼度の低い職場の社員に比べて信頼されていると感じている社員のエンゲージメントは76%高いことがわかっています。特にリモートワーカーは、自分が一生懸命働いていることを証明するために、より多くの時間を費やさなければならないと感じることが多いため、マネージャーが社員への疑念を捨てることは、より穏やかな職場環境を作ることにつながります。とはいえ引き続き、社員が満足しているかどうかを定期的に確認する必要はあります。

コミュニケーション

リモートワーカーとのコミュニケーションは、オンサイトとは異なるため、より多くの配慮が必要かもしれません。在宅勤務にどのように対処しているのか、IT機材の増強、椅子の改良、マインドフルネスのアドバイスなどの踏み込んだサポートは必要ないかどうか、より頻繁に確認した方がいいかもしれません。

ハイブリッドな職場環境における社員のエンゲージメントと士気について即座にフィードバックを得るため、定期的にパルスサーベイやざっくばらんな面談を実施することも有効かもしれません。正直に弱音を吐いてほしい旨を伝え、誰の意見にも耳を傾ける用意があることを示しましょう。

インクルージョン

ハイブリッド環境において、どう包容力を確保し、チームがシームレスに協力し合えるようにするかは慎重な検討が必要です。介護者、ワーキングマザー、障がい者など主にリモートで働く人たちが隅に追いやられることで、元々あった不平等がさらに助長されることのないようにしなければいけません。在宅勤務者には無意識のうちに偏見があることが多いので、オフィスに戻る人と同じ機会を与え、同じように評価されていると感じられるようにすることが重要です。

また、新入社員が仲間外れにされ、人間関係を築けなくなることがないよう、マネージャーは新入社員のオンボーディングに特に気を配る必要があります。最初のうちは、ハイブリッドな新しい職場に溶け込めるよう、指導してくれる同僚の隣に座って、ほとんどの時間をオフィスで過ごすのがいいかもしれません。

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