ハイブリッドな働き方とは

ハイブリッドワークモデルにはいくつかのタイプがあります。リーダーや組織は、チームとビジネスの成功のために適切なモデルを選択する必要があります。

オフィス中心型のハイブリッドモデルでは、社員は主にオフィスで働きますが、週に1～2日は在宅またはリモートで勤務することができます。このモデルでは、スケジュール調整は引き続き組織が行います。

一方、完全フレックス型のハイブリッドワークでは、個々の社員が随時、何日リモートで働くかを柔軟に選べます。これは最も社員中心のモデルですが、次のような落とし穴が潜んでいるため、新機能には次のようなものがあります。

• 公平性の欠如により、リモートワーカーとオフィスワーカーとの間に分断が生じる

• リモートワーカーが役員からの注目、職務上の特典、昇進の機会を逃していると感じる可能性がある

• 在宅作業環境のばらつき。誰もが設備の整った自宅オフィスや、静かで仕事がしやすいコーヒーショップを利用できるわけではない

• 信頼の問題

• 勤務時間と「オフ」の時間の境界があいまいである

• デジタルオーバーロード

ハイブリッドワークを成功させる方法

タスクを確認してワークストリームを作る

ハイブリッドワークに関するポリシーを成功させるための最初のステップは、個々の作業タスクを確認することです。チームリーダーは、チームメンバーが協働して同期的に行う必要があることと、個々の社員によって(場合によっては自分自身で選択した時間に)非同期的に行った方がよいことを計画してもよいでしょう。

• 研究や執筆、複雑なプランニングは、気が散るものがない場所で静かな時間に集中して行うとよい可能性がある

• リーダーシップ、メンタリング、評価、プロジェクト管理が必要な組織的なタスクは、一定時間以上チームが一緒に作業した方が効果が高まる可能性がある

• ブレインストーミング、クリエイティブシンキング、部門横断プロジェクトのようなイノベーション型のタスクや、チームビルディングのようなソーシャルな取り組みでは、同時性が求められる。そのような場合は、社員が実際に顔を合わせた方がうまくいく可能性がある

生産的なエネルギーがどこから生み出されるのかを知る

生産性を高めるにはエネルギーが必要です。ハイブリッドワークがうまくいっている組織のリーダーは、生産性につながる力をどのようにビジネスから生み出すかを考える必要があります。個々のチームメンバーが仕事を作り出して進めるようにするのか、リーダーが共同作業や協力によって推進するようにするのかを考えます。どうしたら社員が生産的エネルギーを生み出し、会社と個人の利益を最大化できるようになるかを考えましょう。

オフィス空間を見直す

かなりの割合の社員に一定期間だけでもリモートワークをさせることは、オフィスの面積とコストを削減するチャンスとなるだけではありません。ハイブリッドモデルへの移行は、オフィス空間を見直して再設計するチャンスをもたらします。それにより、オフィスを縮小するだけでなく、そこで働く人により適したものにすることができます。ミーティング、共同作業、交流のための空間を増やし、共用部分の最も有効な利用方法について検討しましょう。

全員に参加してもらう

最も大きな成功を収めているハイブリッドチームでは、マネージャやリーダーを含む全員がリモートとオフィスの両方で働いています。リーダーは、自ら実践することで、ハイブリッドワークのベストプラクティスを示すことができます。オフィスワークとリモートワークの両方の利点と課題を経験するだけでなく、健康的なワークライフバランスを築き、維持する方法を示すこともできます。

新入社員を参加させる

新しい仕事に就いた最初の数日間と数週間はとても重要なので、新入社員がハイブリッドな働き方を理解できるようにサポートすることが重要です。すべての新入社員にバディやメンターをつけてコツを教えましょう。また、チャットやオンラインのソーシャルアクティビティで、リモートとオフィスのチームに早期に参加するよう促しましょう。新入社員は、リモートワークに入る前に経験豊富な同僚とオフィスで何日も過ごすことで、仕事を早く覚えることができます。

時間とお金をかける

新しい働き方に慣れるには時間がかかります。また、新しいスキルも必要になります。スキルアップ、新しい仕事の進め方の導入、適切なテクノロジーへの投資によって、前進するための能力を社員が身につけられるようになります。また、時間とお金をかけることで、誰もがサポートされ、評価されていると実感し、ポジティブな企業文化とのつながりを感じることができます。

重要な会話を共有する

リモートで働くと、オフィスで起こっていることから切り離されているように感じてしまう可能性があります。重要な会話や意思決定は、実際に職場にいる人だけでなく、チームの全員に共有するようにしましょう。

ハイブリッドワーク環境で成功するために必要なスキル

ハイブリッドワークの新時代には、経営者とチームの両方が新たなスキルを求められます。またビジネスは、採用、入社、トレーニングのプロセスを新たなハイブリッド環境に合わせて適応させる必要があります。

人間関係や対立の管理

物理的に同じ空間にいない場合や、同じ時間に働いていない場合には、人間関係が複雑になりがちです。誤解や不公平感が原因となって対立が生まれることがあるためです。このような課題を管理し、ポジティブな企業文化を維持することが、ハイブリッドチームのリーダーにとって不可欠です。

難しい問題に対処する

ハイブリッドチームのメンバー間の差別やパフォーマンスの低下などの問題に対処するためには、高度なコミュニケーションスキルが求められます。マネージャは、共感力を高め、サポートと自己主張のバランスをとる必要があります。

信頼を維持する

ハイブリッドチームのメンバー間で信頼を築いて維持するのにも、スキルが必要です。リモートワーカーは、より長時間働かなければならないというプレッシャーを感じ、これがデジタルオーバーロードや燃え尽き症候群につながることがあります。一方マネージャは、自分の目で見なければ、社員が仕事の目標を着実に達成しているという確信を持てないかもしれません。このような場合は、マイクロマネジメントを避けつつ定期的に確認するようにすることが効果的です。

適応能力を高める

ハイブリッドワークへの移行とは、変化に他なりません。リーダーやマネージャは、チームが新しい職場に適応できるようにサポートしながら、新しい作業環境を最大限に活用するために自分の管理スタイルを適応させる必要があります。

ハイブリッドワークの8つのベストプラクティス

コミュニケーションをとる

ハイブリッドワークを成功させるうえで最も重要な要素はコミュニケーションです。コミュニケーションツールを活用して、特定の日に皆がどこにいてどのプロジェクトに取り組んでいるのかを社員が把握できるようにしましょう。また、チャットのチャネルを常にオープンにしておくと、社員が1つの部屋にいるのと同じようにアイデアを共有することができます。

正式なポリシーを設ける

すべてを文書にすることで、不公平だと非難されることがなくなり、社員の安心感も高まります。誰が、いつ、どのタスクでリモートワークを行えるのかを全員が把握しておく必要があります。また、レポート、デジタルと対面での連絡、勤務時間、オフィスでのイベントや交流への参加など、組織に必要なことをポリシーで規定する必要もあります。

ハイブリッド環境をきちんと整える

リモートワークの新しい選択肢に合うように、タスクを再考し再設計します。さまざまなグループやチームが一緒に働けるように、オフィスのデザインを検討しましょう。人事とITがシームレスに連携できるように投資することで、社員がどこで働いていてもサポートできるようにします。

社員の意見を聞く

社員が率直に発言したり、仕事関連のアクティビティやチーム作りのアクティビティに参加したりすることが奨励される環境を整えましょう。小規模な調査や年次調査でフィードバックを収集し、その回答を社員に伝えます。協力と連携を奨励しましょう。

社員が「常に仕事中」であることを期待しない

メッセージは、必要なときにだけ送りましょう。社員の勤務時間に合わせて連絡のタイミングを決めます。1日の終わりに仕事から離れる権利をお互いに尊重しましょう。

文化について考える

オフィスとリモートで作業する社員の間に、ポジティブで、オープン、インクルーシブかつ協力的な文化を築き、維持しましょう。

信頼を育む

期待することと説明責任を明確にします。フィードバックに耳を傾け、具体的なタスクやターゲットの責任の所在を特定し、社員が否定的な反応を恐れることなくアイデア、意見、疑問を表明できる環境を作りましょう。時間のかかるマイクロマネジメントは避けてください。

リモートワークできない社員のことも忘れない

全員を考慮に入れて人事を再編成します。インフォーマルラーニングを見直し、マネージャが複数の遠隔地で効果的に採用、入社、トレーニングを行う方法を検討します。

見直して修正する

職場のダイバーシティとインクルージョンを向上させる必要がある場合は特に、ハイブリッドモデルをテストして分析し、迅速に変更できるように準備しましょう。