ビデオ会議の通話を活性化させる5つの方法
ビデオ会議の通話を活性化させることは、社員エンゲージメントを向上させる方法として有効です。ここではその方法（とそうすべき理由）を説明します。
最近、「静かな退職」とそれが企業側と社員側に与える影響について触れた記事が増えていますが、本質的には、「静かな退職」とは社員の離職としては深刻な一形態です。社員の離職につながる要因は数多くあるため、すべての形態の静かな退職に対処するには、企業側は多面的なアプローチを取る必要があります。とはいえ、まず企業側がすぐに改善して成果を出せる領域としては、会議中の社員エンゲージメントを、特に日々のビデオ会議の通話において向上させることです。
何と言っても、非効率的に長々と開かれる会議ほど嫌なものはありません。3時間のビデオ会議の通話を連続で行ってみてください。会議室にいる社員もいれば、在宅勤務で自宅の机で電話をしている社員もいるというハイブリッドワークの時代を迎えた今、社員が会議から「離脱」して議論に集中しなくなるリスクは現実として大いに起こりうるものとなっています。現在、社員は簡単にカメラの電源をオフにして離席したり、メインのやり取りを放置して別の会話をしたりすることができる状態で、知らないうちに「本人以外には分からない」仕事をしていることさえあり得ます。このことが、時間とお金の無駄という観点から、会社にとってどれほど高くつくことであるか、ぜひ考えてみてください。
逆に、ミーティングが順調に進めば、社員は仕事への熱意を抱き、ビジネスが前進します。よって、対面またはビデオ通話での毎回の会議は、社員と事業への投資ととらえるべきなのです。良いニュースもあります。そのような投資で成果を上げるために実行できる簡単なステップがあるのです。
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ビデオ会議の通話を活性化させる5つの方法のご紹介
ビデオ通話の前後について計画する
会議を効果的なものにできるかどうかは、対面の場合でもビデオ会議の場合でも、大抵はその前後に何を用意するかにかかっています。重要なことは、会議のスケジュールを組む前に、望ましい結果が何であるのかを確認し、そこにたどりつけるように議題を計画することです。時間が限られている場合は、情報共有よりも、ディスカッションや意思決定に集中できるように、事前配布資料を送っておくことも検討します。会議後は必ず、次のステップとメンバーとタイミングを明確に記載した要約をすぐに送信します。そうすることで、電話会議に参加した人の説明責任が果たされるだけではなく、出席しなかった人にも後で関わる機会が与えられます。
意図的に多くの人に声をかける
会議を計画するときは、チームの幅広いセクションにアイデアの共有や情報提供の機会を与えるにはどのような方法を取ることができるか検討します。ほとんどのチームメンバーが会議の結果に興味を持つことが重要なポイントです。会議中の関わり方を高めるだけではなく、会議後のフォローアップを促すことにもなるからです。参加を要請する際に念頭に置くべきことは、その場ですぐに話すことが得意な人もいれば、話し出す前に準備に時間を取りたい、準備に時間をかけたいという人もいて、コミュニケーションのスタイルは十人十色であるという点です。
会議を「カメラオン」にしてプロ集団にふさわしい雰囲気を作る
参加者に対し、発言中以外でもカメラをオンにするように依頼しておくと、ディスカッションの全時間を通して参加した状態でいることが期待されている旨のメッセージになります。また、カメラをオンにすると、対面でのコミュニケーションの大きな特徴である、リアルタイムの非言語的フィードバックが得られます。
会議疲れに注意
人間の身体は、会議中にずっと座り続けて画面の小さな正方形を見つめていられる作りになっていません。できる限り立ち上がって動く機会を設けることが重要です。1時間を超える会議を計画している場合は、間に短い休憩を入れることを検討します。その他に有効なこととして、会議が1時間終わったら、新しいトピックに入る前に、ストレッチをしたり動き回ったりするための5分間をスケジュールに組んで余裕をもたせます。オフィス環境であれば、この時間は、会議の合間に部屋から部屋に移動するときに自然に生まれている可能性があります。ただし、リモートで作業する人の場合、さらに意識的に動く必要があります。
リモートワーカーに公平な競争環境を与えるテクノロジーに投資する
簡単に言うと、リモートワーカーはインパクトを与えたいと考えており、同僚やリーダーに自分の貢献を認めてほしいと考えています。これは、オフィスで働く人もいれば、リモートで働く人もいるというハイブリッドチームでは特に重視されるところです。テクノロジーは、直接会うことに代わるほどではないにせよ、このような状況に対応できます。
静かな退職は一般的に多くみられる多面的な問題ですが、その影響を抑えるために企業が講じることのできる具体的かつ実用的な対策はあります。多くの企業がハイブリッドモデルに移行する中で、ビデオ会議などのバーチャルミーティングも企業の成功にとって欠かせないものになりつつあるため、ビデオ会議のエンゲージメントを高めることは優先順位の高い課題です。
規律をもって会議が計画され運営されるようにすることで、またテクノロジーに対して賢明な投資を行うことで、企業は全社員に成功の機会を与えるとともに、社員エンゲージメントを高め、長期的な業績向上につなげることができるのです。
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