コラボレーションの活発な職場環境を作る

コラボレーションはビジネスに欠かせないものであり、タスクを有意義なものにするほか、従業員同士の仕事上の関係を強化します。また、収益の向上にも非常に有益です。この記事では、その理由について説明します。

チームのコラボレーション | 所要時間: 5分
Collaborative Workplace
職場でのコラボレーションが重要な理由

職場でのコラボレーションが重要な理由

コラボレーションの活発な職場では、従業員同士が強いつながりを維持しています。アイデアを提案し、問題を解決し、タスクをやり遂げるためです。コラボレーションを進めやすい組織運営、文化、環境とは、従業員が知的リソースを共有することができ、アイデアや提案を通じて互いに刺激し合える場のことです。

「全体は部分の総和に勝る」や「三人寄れば文殊の知恵」といった昔からの言い習わしは、チームのコラボレーションにぴったり当てはまります。コラボレーションで仕事を進めることの価値はほとんど、単に各従業員がスキルを提供することではなく、従業員同士がつながり、お互いに意欲を高め合うことにあるからです。コラボレーションの文化を築くと、創造性やひらめきが刺激され、従業員は互いの才能やスキルを認め合うことでお互いに自信がつきます。

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Workplaceを使って行うコラボレーションは実に多彩です。グループでのブレインストーミングや共有されたアイデアの文書化から、反論は相手への敬意を前提とすることや異なる視点からの意見に耳を傾けるといったチームとしての取り決めに至るまで、多岐にわたります。またこれ以外の、コラボレーションの活発な職場の特質として、幅広いスキルや経験を持った人材を対象に含めるインクルーシブな採用方針に加えて、社内での競合や部門のサイロ化などそもそも考えないような透明性の高い文化が挙げられます。

コラボレーション作業の価値を認識しているビジネスが大半を占めているものの、どこも等しく可能性を十分に開花させているわけではありません。この記事では、優れたコラボレーションとはどのようなものか、そして、社内でコラボレーションの文化を浸透させ従業員がコラボレーションのスキルを磨くにはどうすればよいかについて探ります。

コラボレーションの活発な職場環境を作るには

コラボレーションの活発な職場環境を作るには

コラボレーションが起こる可能性が最も高いのは、物理環境、デジタル環境、企業文化のすべてが一様に、コラボレーションを促す方向で整備されている場合です。

  • 物理環境

    従業員が簡単に集まって、プロジェクトについて話し合うことができる場合、コラボレーションを妨げる要因は少なくなります。簡単な打ち合わせができる小さいブースや共有スペースのほか、静かすぎず、堅苦しくない雰囲気があれば、コラボレーションの観点からはますます好都合です。

    それと同時に、必要に応じて、穏やかで静かな空間を用意するとよいでしょう。従業員がミーティングのために空いているスペースを絶えず探していたり、ほかの同僚の雑談によって自分の声がかき消されないように苦労したりする状況では、従業員はコラボレーションを試みる意欲を削がれている可能性があります。

  • デジタル環境

    コミュニケーションチャネルと共有デジタルスペースを通じてコラボレーションに適した環境を作ることができます。MITのスローンビジネススクールによると、コラボレーションとデジタル作業との間には密接な関係性があります。スローンの研究者が明らかにしたところでは、デジタル化が進んだ企業、つまり複数の事業でデジタルテクノロジーを活用している企業では、その70%が部門を横断したコラボレーションを行っているのに対して、デジタル化が遅れている企業では、その割合は30%にとどまります。

    雇用主がコラボレーションを促進する手段としてデジタル化を推進する場合に重要なのは、障害やバグに悩まされることが少なく、信頼性が高い最新のシステム、ツール、サービスを配備することです。加えて、コミュニケーションプラットフォームとビジネスソフトウェアを統合し、それが円滑に機能することを確認することも重要です。そのためには、コラボレーションとイノベーションを進める上で速度が足かせにならないように、技術的な問題は事前に回避するべきです。

    また、従業員にはどのようなテクノロジー(たとえば、ビデオ通話、カスタム絵文字、共有ワークスペース、ワークグループ)が利用できるのかを十分に説明して、そうしたテクノロジーを自信を持って使ってもらうようにすることも重要です。必要であれば正式なトレーニングを提供するのも適切ですし、イントラネットや会社のニュースフィードには、セルフヘルプガイドを明確に示す必要があります。そうしないと、簡単に電話やメールを使ってしまうことになります。

  • 企業文化

    貴社の文化では、会話、調査、話し合いの価値が認識されていますか?また、日々のタスクから離れるたびに、生産性を低下させていると見なされ、それに対して従業員が罪悪感を感じていますか?

    コラボレーションを成功させ発展させるには、タスクから離れることを許容するだけでなく、それを優先する文化が必要です。従業員がお互いに自由にアイデアを共有したり、仕事に関してセカンドオピニオンやフィードバックを求めたりできる社内の雰囲気を作らなければなりません。チームや部門間の壁を超えたコラボレーションを称賛する文化を築くことができれば、コラボレーションはさらに促進されます。

職場でのコラボレーションを改善する8つの方法

職場でのコラボレーションを改善する8つの方法

1. 協働型リーダーシップを導入する

ノースイースタン大学によると、協働型のリーダーとは、連携して意思決定を下すリーダーのことです。部門責任者、経営陣、その他の意思決定責任者が互いに連携し、課題について話し合ったり、対処する方法を探るためにコラボレーションを行ったりします。これについてノースイースタン大学が指摘しているのは、リーダーが最終的に決断を下し、その決定が社内全体に伝えられるという従来のトップダウンアプローチが、協働型リーダーシップに徐々に置き換えられつつあるということです。

協働型リーダーシップはそれ自体にメリットがあるだけでなく、その実践が、コラボレーションの文化を社内で発展させることにつながります。強いリーダーはマネージャーやコントリビューターの手本となり、こうしたリーダーの協調的な働き方は、広範な従業員に直接影響を与えます。

アドバイス: 詳しくは、こちらのチームコラボレーションを実現する方法をご覧ください。

2. 従業員が安心してアイデアを共有できるようにする

グループで優勢な意見と一致しているかどうかに関係なく、自分のアイデアを安心して表明できることは、組織内でイノベーションを起こすうえで極めて重要です。また、集団思考の落とし穴を避けるうえでも不可欠です。心理的安全性と呼ばれるこの要因は、2000年代初期から人事業務の研究者によって研究されてきました。

ハーバードビジネススクールが2008年に実施した調査では、心理的安全性によりコラボレーション作業が促進されることが明らかになっています。特に多様なメンバーで構成されるチームの場合、心理的安全性が確保されていれば、従業員の背景、コミュニケーションスタイル、考え方に関係なく、各従業員の貢献を周知・評価できるようになります。

3. 従業員の強みを特定して活用する

効果的なコラボレーションは、さまざまなスキルと個性を持つ人々が1つにまとまることで実現できます。したがって、職場でコラボレーションを促進しようとしている場合は、各従業員の強みと課題を把握することから始めるとよいでしょう。

コーチングと能力開発は、チーム演習の一環として行われる場合であっても、マネージャーとコントリビューター間の1対1のプログラムの場合であっても、従業員が独自のスキルプロフィールや仕事への取り組み方を把握して、自分の生産性を高める要素やグループワークで担うべき役割を明確にするのに役立ちます。

4. ハイブリッドワーカーとリモートワーカーを巻き込む

オンラインアクティビティとオフラインアクティビティを統合して、誰もが業務に関与できるようにするには、ハイブリッドワークモデルを注意深く管理する必要があります。McKinseyのソートリーダーによると、物理的なオフィスを、協調的なつながりを生み出すツールの1つとして捉えることが、ソリューションのきっかけになる場合があります。「オフィスは新しいオフサイト、つまり一緒に集まってコラボレーションを進めたり、今後を見据えて考えたりするための場所だと考える人も現れました」と、McKinseyのBryan Hancock氏は指摘します。

さまざまなアクティビティや目標をオンラインとオフィス内の従業員の両方に振り分けることで、ハイブリッドワーカーを、分断されたコミュニティではなく、多様なリソースのうちの1つとして考えられるようになります。

5. 明確な目標を設定する

目標を設定すると、チームは一体となって、共通の目的の下に団結できるようになります。チームが一致協力して取り組める共通の目標を設定するときは、グループとしてタスクに取り組む必要があることをはっきりと示します。また、役割分担を明確にすることとスケジュールの管理に関して、各チームメンバーを支援することで、さまざまな役割を担ったチームメンバーがそれぞれの立場から問題解決にアプローチできるようになります。

コラボレーションを目標の一部にすることもできます。グループタスクを設定するときは、課題の完了後に必ず、個々のチームメンバーに仕事のやり方を尋ねるようにします。そうすることで、チームがどのようにして役割を割り当て、問題を解決し、各チームメンバーの強みを生かしたのかが明らかになります。

6. 委任を効果的に行う

適切に委任することは、マネージャーの最も重要なスキルの1つです。従業員にどのタスクを割り当て、どの程度のサポート(または介入)を提供すればよいかの判断は、多くのマネージャが直観的に行っていることです。その一方で、マネージャの中には、意識的に練習して委任スキルを磨く必要がある人もいます。

協働型リーダーに期待されている役割は、上手に仕事を任せることです。部下が同じように、またはリーダーよりも効率的に行えるタスクを部下に割り当てることにより、そのタスクに時間を費やす代わりに、チームについて戦略的に考えたり、従業員がキャリアを築くことを支援するために、コーチングや能力開発の機会を提供したりすることに集中できるようになります。

7. 適切なコラボレーションツールを使用する

ツールとテクノロジーを活用すれば、コラボレーションを強化できるほか、アイデアの提供や共有しているプロジェクトのトラッキングが迅速かつ簡単に行えます。掲示板、ワークフローボード、インスタントメッセージ、ライブ動画などのコラボレーションツールは、すでに職場でよく使われている、必要不可欠なツールです。

会社で使用するツールを選択するときは、ニーズを第一に考えたアプローチが必要です。最新の高度なツールよりも、働き方に適合したツールを探してください。また、それぞれが独自のログイン、ファイルストレージ、ユーザーインターフェイスを備えている複数の特化したツールではなく、単一の統合プラットフォームを探す方が理にかなっています。

自社に最適なコラボレーションツールを検討する際は、オフラインツールにも留意してください。ほぼすべての従業員が利用できるおなじみのコラボレーションツールとして、ホワイトボード、マインドマップ、さらには付箋などが挙げられますが、こうしたツールを使用できるのは物理的な職場内に限定されます。

8. 報酬を提供することでコラボレーションを促進する

具体的な報酬や福利厚生を示すことで、従業員のコラボレーションを促進できる場合もあります。これを行う1つの方法は、ボーナスや報酬を会社の価値観と結びつけることであり、この価値観にはコラボレーションも含まれます。知識を共有したり、ほかの従業員を助けたりすることに意欲を見せ、態度を通じてコラボレーションを後押しする従業員は、会社のコラボレーション目標の達成に貢献したことに対して報酬を受けることができます。

場合によっては、コラボレーション自体が報酬になります。スタンフォード大学が実施した調査で、グループタスクの際にコラボレーションがエンゲージメント、持続力、成功にポジティブな影響を与えることが示されています。協力して作業するように指示された調査参加者は、1人で作業した参加者よりも64%長く作業を続けました。この結果は、チームの一員として引き受けた仕事は、より興味深く有意義なものになることを示唆しています。

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