ボットを活用して従業員体験を向上する

新型コロナウイルス感染症により、現代のビジネスのさまざまな領域が浮き彫りになりました。企業文化、IT機能、社内コミュニケーションなどは、そのほんの数例にすぎません。しかし、パンデミック後に最も注目が高まっている領域が1つあります。それが従業員体験(EX)です。

その理由は、EXが、職場における仕事体験をより有意義にする方法だからです。社員エンゲージメントが行動を変えるように設計されているのに対し、EXは目的、信頼、意味、誇りなど、人々の反応に焦点を当てて文化を変えるように設計されています。

ここでのキーワードは「人」です。パンデミックによる不確実性に対応するために組織が行うべき変革に影響を与えることができるのは、他でもない「人」だからです。

ただ、テクノロジーも一役買っています。ロックダウンの数か月間、大小さまざまな企業がテクノロジーを駆使して、人同士またはチーム同士の距離を近づけ、新たなコラボレーションの方法を見い出し、非常に困難な状況のなかでも企業文化を改善してきました。

その中でも特に優れた例が、時間のかかる仕事を自動化する機能をもつボットの使用を中心にしたユースケースです。以下に、選りすぐりの例をご紹介します。

ボットが従業員体験に与える付加価値とは？

Workplaceのボットは、社員がさまざまなタスクをより効率的かつシームレスに実行するうえで役立ちます。新しい DocuSignの電子署名ボットを例に考えてみましょう。このシンプルなボットを使えば、文書を簡単かつ安全に送信し、署名まで行えます。このように、簡単だと思えるようなことが、プロセス全体、つまりユーザー体験全体の改善につながります。

仕事の辛さを少し軽減し、できればもう少し楽しいものにすることで、企業文化を構築し、コラボレーションを変革することができます。そして、社員の働き方、勤務時間、勤務場所を改善することによって、社員の仕事に対する気持ちを向上させることができるのです。

ボットを使用して日常的なタスクの負荷を軽減

時間は貴重です。多くの企業は、迅速なソリューションを必要とする、一刻を争う課題に直面しています。人事に関する課題を迅速に解決するための方法のひとつが、ボットの活用です。Mercado Libreでは、スケーラブルな方法で文化を育むためにボットを使用しています。

チームのモチベーションとエンゲージメントを高めるために重要なのが、民主的な方法で社員を表彰する方法を見つけることですが、ボットを使うことで、企業の価値観と文化的な原則を守っている社員を簡単に表彰できるようになりました。またMercado Libreでは、例えば、採用候補者に公平な面接フィードバックをリアルタイムで提供したり、四半期ごとの能力開発セッションに向けてチームメンバーのスケジュールを調整したりと、日々の業務にもWorkplaceボットを活用しています。

RHB SingaporeではWorkplaceボットを使用して、会議室のスケジューリングや予約、FAQの処理など、日々の事務作業を自動化して管理しています。これらの業務が人為的なエラーから解放された現在、RHBの社員たちはカスタマーエクスペリエンスの強化といった、実利的な影響を及ぼす領域に効率的に時間を使うことができるようになったのです。

WWではボットを利用して新しい企業価値を実現

より健康的な生活を支援するウェルネス企業であるWWでは、スタッフとより効果的にコミュニケーションを取るために、Workplaceでのボットの活用方法を検討し始めました。そこで、WorkplaceのパートナーであるThe Bot Platformと協力して、さざ波という意味をもつ「Ripple」という社員報償ボットを開発しました。その目的は、社員同士の推薦を奨励し、企業価値と行動を促進することです。その名の通り、ボットは組織全体に波及効果をもたらし、WWの既存のプロセスを自動化して新しい企業価値を前面に押し出しました。

Clarins UKではボットを使用してワークフローを自動化

在宅勤務者が増加するとともに、現場で働く社員の数も増加していることを受け、Clarins UKは英国の現場チームとオフィスチーム向けに、Clarins Assist: People Directoryという新しいデジタル生産性ボットを作成しました。Workplaceチャットを利用してボットを開き、名前で検索するだけで、オフィスや現場で働くClarins UKの社員の主要な情報が分かります。

さらにこのボットから、役職、固定電話、携帯電話、電子メール アドレス、部署、場所/フロアの情報を取得できます。また、本社の受付デスクとITサービスデスクに直接電話をかけることができるうえ、火災対応者や応急処置担当者のリストもシームレスかつ簡単に示すことができます。

ボットがリモートワーカーを支援する方法

新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がオフィスの閉鎖を余儀なくされ、社員たちは突然リモート環境に移行させられました。そこで必要となったのが、組織としてのつながりを維持し、貴重な情報を提供するための実用的な方法でした。ここでもまた、ボットがスマートなソリューションを提供します。

Moneypennyではボットを活用してリモートワーカーの迅速なオンボーディングを実現

数千もの企業に通話とライブチャットサービスを提供するMoneypennyは、ボットを使用して迅速なオンボーディングアシスタントを作成し、社員ができる限りスムーズにリモートワークに移行できるようにしました。

このボットはThe Bot Platformで開発されたもので、長期的なリモートワークに対応するための十分な環境が整っていることを確認するため、ハードウェア、インターネット速度、在宅勤務環境についての社員調査を行いました。これにより、プロセスにかかる時間が大幅に短縮され、優れたカスタマーサービスを提供するために必要なツールが揃っていることを確認することができました。

Huminosではリモートワーカーのアンケートにボットを活用

リモートワーク中の社員の状況を確認するには、迅速かつスケジュール作成が簡単なスマートなアンケートが不可欠です。現在、WorkplaceパートナーHuminosが開発したボットを700社がインストールし、新型コロナウイルス感染症のロックダウン中およびロックダウン後の在宅勤務の影響を把握しています。これらの企業は、このボットを上手に活用し、社員宛に数百万件にも上るメッセージを送信しています。これにより、社員の懸念事項に関するリアルタイムのフィードバックを収集し、オフィス勤務再開に向けた計画を作成するにあたって適切な判断を下すことができるようになります。

リモートワーカーの心のケアにボットを活用

在宅勤務中の従業員のメンタルヘルスを確認することは、従業員エクスペリエンスの重要な要素のひとつです。

Moneypennyにとって、幸せな職場を築くことは非常に重要であり、在宅勤務中の従業員のメンタルヘルスを確認することは、その要ともいえます。そのため、この目的にもボットを活用することにした同社は、「お元気ですか？」ボットを使用して社員の幸福度を確認し、ワークライフバランスを測定しました。24時間以内に、スタッフの75%がアンケートに回答しました。また、オフィスで軽食や食事をもらうためのスロットを獲得できるGrab and Goボットや、楽しいクイズボットも導入しました。

他の組織も同じ考えを持っていました。

• アンデス地域と中央アメリカの大手物流会社であるRansaは、COVID-19ボットを使用して、ウイルスの拡散を回避するための予防アドバイスを毎日共有し、在宅勤務のスキルを強化し、メンタルヘルスに関する意識向上を図りました。
• パナソニック・インディアも、Huminos COVID-19ボットを使用して、Workplaceチャットでの1:1コミュニケーションを簡単にし、パンデミックに関するFAQを共有し、アンケートを通じて情報を収集しました。これにより、データに基づく迅速なソリューションの導入が容易になりました。
• ノルウェーの再生可能エネルギーおよび電気通信会社Lyseは、Workplaceパートナーが開発したボット、Preppを使用して、100％リモートとなった新たな環境で社員のオンボーディングを行いました。社員はボットを通して重要な情報を含むプッシュ通知を受け取り、新入社員に対しては、迅速に業務を始めるために必要な行動を説明したメッセージが送られます。
• Clarins UKは、健康的なワークライフバランスを維持できるよう、現地時間の午後6時に業務終了を知らせるリマインダーを送信するボットを作成しました。

ボットがオフィス勤務再開を支援する方法

ロックダウンから抜け出し始めた企業では、社員、特に最前線で働く人々に、新しいポリシーと手順を伝える方法を見つける必要性が生じています。Workplaceのお客様の中には、ボットを使用して、出勤スケジュールを調整し、情報を広めることで、オフィス勤務再開の負担を軽減している企業もあります。

BP(A Beneficência Portuguesa de São Paulo)ではボットを活用して重要な情報を共有

ラテンアメリカ最大の私立病院であるA Beneficência Portuguesa de São Pauloは、新型コロナウイルスの感染拡大初期から、Alest Consultoriaを通じて「BP Responde」ボットをWorkplaceに実装し、重要な情報の配信を管理しました。

フロントラインワーカーに正確な最新情報を迅速に提供するためにボットが活用されましたが、安全衛生情報は絶えず変化しており、迅速かつ正確に共有しなければならなかったため、情報の配信は特に大きな重要性をもっていました。ボットの成功と迅速な導入を受け、病院では現在、新しいプロジェクト、プロセス、一般的なFAQなど、新型コロナウイルス感染症以外の情報にも「BP Responde」を使用し、職員や医療従事者に定期的に情報を配信しています。

Flight Centreではボットを使用してオフィス勤務者の安全を確保

世界最大規模の旅行代理店グループであるFlight Centre Travel Groupは、世界中に数千人もの社員を抱えています。新型コロナウイルス感染症の大流行が続く中、自治体ごとに自宅待機の指示が異なるため、アメリカ大陸のFlight Centreではオフィスへの復帰時期が社員によって異なるという事態が生じています。

最も多くの社員を抱える拠点での安全を確保するため、同社はThe Bot Platformを通してWorkplaceボットを構築し、社員への簡単なアンケートを実施しました。これは、安全対策を確実に行い、コロナウイルス感染症の蔓延を抑えるために同社が求める新たな証明書となります。

Workplaceにログインすると、すぐにボットのプロンプトが開き、社員が自宅にいるかオフィスにいるかを尋ねます。社員がオフィスを選択した場合、リンクをクリックしてフォームを開き、詳しい情報を入力するよう求められます。Workplaceにログオンすると自動的にトラッカーが表示されるため、オフィスマネージャーやリモートマネージャー、リーダーが、社員の一人ひとりに対して、安全対策を実施し全員が安全かつスムーズにオフィスに戻れるよう協力を求める必要がなくなるので、過度な負担をなくすことができます。

Workplaceボットについて、さらに詳しい情報をご確認いただけます。