ボットをビジネスに利用するメリット
ボットが作業負荷を軽減する事例は、これまでにもご紹介してきました。この記事では、ボットを活用して仕事を簡単にする5つの実践例をご紹介します。
ボットは現在、職場における大切な同僚になりつつあります。ボットとは、生産性を低下させ、ビジネスに損失を与える細かい問題に対処することができるデジタル社員であり、日々の業務を少しだけ楽しくし、ワークフローの負荷を低減してくれるシンプルなソリューションでもあります。しかし、実際のところボットとは何でしょうか。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
ボットとは何か
ボットは、人間の行動を模倣するように設計されたソフトウェアアプリケーションです。ボットが代わりに業務をこなすことで、社員は自分の時間やエネルギーを、より創造的で有意義な仕事に費やすことができます。つまり、余計な業務から解放され、本来の業務に集中できるのです。
おそらくそれこそが、今後5年間でボットが組織にとって重要になると英国の企業の60%以上が回答している理由であり、またその3分の1近くが今後12か月以内にボットの導入を計画している理由です。
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既製のボットと独自のボット
Workplaceのようなプラットフォーム内のボットは、ワークフローを大幅に改善できます。また、ビルド済みボットを導入することも、必要なソリューションに応じて独自のボットを作成することも可能です。
カスタム統合により、WorkplaceグループやWorkplaceチャット内で社員と直接やり取りするボットをビルドすることができます。このようなボットは、コンテンツをグループに自動的に投稿したり、質問に返信したり、投稿に「いいね！」をつけたり、といったことが可能です。また、クイック返信や固定メニューなどの構造化された会話要素を利用して、リアルタイムで人と対話したり、リクエストを処理したりすることもできます。
Workplaceの自動化ツールは、幅広いタスクを抱える組織を支援します。いくつかの例を以下にご紹介します。
新入社員のオンボーディングを支援
新しい仕事を始める際は、やるべきことが多く、時には膨大な量の情報に目を通さなければなりません。Workplaceのボットなら、人事担当者を支援することができます。新入社員に関する人事情報が集約された組織の中央リポジトリにアクセスし、有益な資料を順次配信して、体系的に入社の準備を進めていけるようにします。また、関連する研修を把握し、新入社員のために自動的に研修スケジュールを組むこともできます。
HR用のボット
マーケットリサーチ会社であるCritical Mixは、Aimeと呼ばれるボットを使用して、Workplaceチャット経由で新入社員に必要なすべての書類を提供しています。サポートが必要な社員と、フォームを介してやり取りをすることもできます。
IT部門には、問題解決や機器の修理の依頼が殺到することがよくあります。この場合、緊急度の低いタスクの一部を自動処理にかけることで、状況を大きく改善することができます。
ITヘルプデスクのボットは、Workplaceの投稿から直接サービスチケットを作成し、ステータスが更新されたときやジョブが終了したときに、チケット番号とコメントを返します。また、パスワードのリセットなどの基本的なサポートタスクにも対応できます。
適切な人事情報へのアクセスを提供
社員の年次休暇の残日数や、会議室のWiFiパスワードなど、会社には常にいくつもの質問が寄せられます。
人事担当者が24時間年中無休で対応することはできませんが、さまざまな人事部のタスクをさばく自動化ツールなら可能です。これにより従業員体験が向上するだけではなく、メールや電話が減り、組織内のワークフローが簡素化されます。
人事に関する最もよくある質問への回答をFAQデータベースに入力しておけば、ボットが社員に対して即座にソリューションを提供できます。また、ポリシーやガイドラインを保存して簡単に参照できるようにすることも可能です。
単純な業務を少しだけ楽しくする
社員が毎日行わなければならない日常的な業務を、最高に楽しい仕事にすることはできないかもしれませんが、その負担を減らすことはできます。例えば、会議やイベントの時間の検索や予約などのタスクを自動化することで、はるかに直感的なものにすることができます。
生産性のためのボット
Workplaceの自動化ボットなら、Workplaceチャットを通して会議の日時を設定し、カレンダーを管理できます。新しい会議をリクエストして出席者を選択するだけで、ボットが全員のカレンダーをチェックして、最も都合のいい時間を見つけてくれます。
また、会議の開催日時が近くなるとリマインダーや通知を送信し、参加者が忘れずに出席できるようにします。会議が社外で行われる場合には、会場への道案内も行います。
そのおかげで電話が減り、ヘルプチケットの解決率が向上し、関係者の満足度が高まります。
リーダーのために組織の動向把握を支援
ボットを活用して、職場に楽しみを与え、社員の意欲を向上することもできます。例えば、Surveybotは、Workplaceチャットを通して即座にアンケートを実施し、リアルタイムで回答を分析できます。
ホスピタリティ開発を手掛けるEnnismoreは、「Ennismore Hero」ボットを使って、社員のそれぞれが自分たちの拠点の月間優秀社員に投票できるようにしています。その後、別の機能との連携により、投票結果を集計しGoogleスプレッドシートに表示します。
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