社員が反復的な管理業務に多くの時間を費やしていることにより、企業は毎年5兆ドルに匹敵する生産性を損失しています。

そして、それが士気にも影響しているようです。英国では、29％の社員が、職場の非効率性によって仕事への意欲が低下したと答えています。

自動化ツールはプロセスの合理化とスタッフの負担軽減に役立つ

もし、チームのメンバーが退屈で繰り返しの多い仕事に時間を費やしているのなら、その負担を少し軽くしてあげるべきかもしれません。自動化ツールが作業プロセスを合理化することでタスクにかかる時間を節約できるので、スタッフは、ロボットでは対応できないクリエイティブな作業に集中することができるようになります。

ここでは、自動化できるタスクの例をご紹介します。

会議のスケジュール設定

全員を同じ時間に同じ部屋に集めたい場合、スケジュール調整が難しくなることがあります。

計画を自動化することで、会議室の予約や予定の変更を瞬時に行うことができ、変更が発生した場合はすぐに全員に通知されます。また、会議のリマインダーを設定できるため、「会議のことを忘れていた」という言い訳が通用しなくなります。

データのバックアップ

データは大切なアセットです。コンピュータの故障やウイルス感染でデータが失われるという事態は回避したいものですが、手動でのバックアップには何時間もかかります。

そこで、クラウド上にデータを自動的にバックアップすることで、社内で何か問題が発生した場合でも、常に最新のファイルにアクセスすることができます。

WorkplaceはDropboxやOneDriveなどのファイル共有プラットフォームとの連携が可能

Workplaceでは、必要なツールをクラウドで利用できるほか、DropboxやOneDriveなどのファイル共有プラットフォームと連携し、データのバックアップを自動化することができます。

また、モバイルファーストのプラットフォームであるため、外出先でもドキュメントを開いてコラボレーションを行うことができます。

請求書・経費

日常の財務業務の多くは自動化できる

請求書の支払い、請求書の管理、領収書や経費の追跡など、日常の財務業務の多くは自動化できます。

ソーシャルメディアマーケティング

ソーシャルメディアのアウトプットを一部自動化して他の業務に使える時間を増やす

しかし、顧客やフォロワーに最新情報を提供するため、魅力的な投稿を丁寧に作成するには時間がかかります。ソーシャルメディアの投稿をすべて自動化することはできませんが、一部だけでも自動化することで、より多くの時間を他の業務に費やすことができるようになります。

投稿日時を指定したり、他のコンテンツを共有したり、オンライン上で自社ブランドを話題にしている人々を確認してマーケティングのターゲットを設定したりすることができます。

自動化すべきでないタスク

すべてのビジネスプロセスが自動化に適しているわけではなく、人間が処理するのが最適な場合もあります。例えば以下のような業務です。

複雑な顧客事例

ボット、AI、セルフサービスソフトウェアが顧客サービスの未来を担う可能性

一方、より複雑な問い合わせやクレームの解決に関しては、常に人間が対応する必要があります。すべて自動化した場合、企業の評判に悪影響を及ぼすことがあります。

創造性・革新性

クリエイティブな仕事やアイデア勝負の仕事は、人間の手に委ねるのが一番です。例えは、ウェブコンテンツのデザイン、ブレインストーミング、より効果的なトレーニング方法の開発などが挙げられます。

自動化プラットフォームは、まだ人間のように「常識にとらわれない」発想ができるわけではありませんが、イノベーションを起こすために必要なツールを提供することができます。

品質管理

自動化により、製品の製造・検査のスピードを向上させることはできますが、最終的な品質を確保するためには、やはり人の手が必要です。

人工知能は、ユーザーエクスペリエンスを人間と同じような方法で完全に理解することはできません。