先週オスロで開催されたTransform Nordicsには、スカンジナビア諸国のCEO、Workplace担当役員、そしてデジタルテクノロジーによる革新を目指す人々が集結しました。
北欧諸国は進歩的な働き方やデジタルイノベーションで有名で、仕事に対する満足度が世界でも高い国として知られています。先日開催されたTransformイベントでは、この地域を代表する企業が、Workplaceを活用した効果的な仕事の進め方についてインサイトをシェアしてくれました。ここでは、イベントのハイライトの一部をご紹介します。
Aker BPによるWorkplaceのローンチを成功に導いた重要な要素
まず、Aker BPの社内コミュニケーション担当シニアアドバイザーであるCamilla Hatleskog氏とシニア IT アナリストのJan Edvardsen氏が、Workplaceのジャーニーについて講演してくださいました。Aker BPでは、Workplaceの導入にあたって4つの明確な目的を定めました。
- 強力な「ワンチーム」の文化を築く
- モバイルファーストのアプローチを採用する
- 部門の壁を越える
- 社内で経営陣の存在をもっとわかりやすくする
Aker BPは、海底油田業界をリードする企業を目指しています。Camilla氏が指摘するように、メールやイントラネットのような従来の社内コミュニケーションチャネルに固執していては、このような目標を実現することはできません。
「Workplaceについて受け取ったすべてのフィードバックがポジティブだったと言ってもよいでしょう。これは多くのことを意味します」
Aker BP、社内コミュニケーション担当シニアアドバイザー、Camilla Hatleskog氏
Aker BPにとって、Workplaceのような現代的なモバイルファーストのコミュニケーションツールの導入を成功させるには、ローンチで注目を集め、会社全体にやってみようという流れを生み出すことが重要でした。
同社は2018年6月7日に開催された毎年恒例のサマーパーティーに合わせてWorkplaceをローンチし、わずか5日間で社員の80%がWorkplaceを利用するようになりました。
現在ではWorkplaceコミュニティを2,450人のスタッフが利用しており、経営陣も活発に参加するようになったため、イントラネットを廃止することができました。
この成功を支えた戦略はどのようなものでしょうか。
Aker BPはローンチを成功させるために、自分たちで5つのことを行いました。
- ビジネス内で50人以上のエンドユーザーとWorkplaceチャンピオンを対象にトレーニングを実施
- すべての経営陣に対して1対1のトレーニングを実施
- ローンチに向け、一貫性のある良質な参考資料を作成
- あらゆる質問に答えるWorkplaceローンチページをSharePointに作成
- Workplaceでのルールを説明したカタログを印刷し、ローンチの前日に各自のデスクに配布
「Workplaceをローンチして1か月もたたないうちに、社員の95%がWorkplaceを利用するようになりました。私たちが促さなくても、すばらしい品質のコンテンツが毎日Workplaceでシェアされています」
– Aker BP、社内コミュニケーション担当シニアアドバイザー、Camilla Hatleskog氏
自動化に関するPreppのすばらしいアイデア
次に、チャットボット企業PreppのCEOであるAmin Fard氏が登壇しました。Amin氏はボットについて簡単に説明した後、スマートな働き方を実現するために北欧企業がボットを活用している方法について、優れた例を紹介してくださいました。
Workplaceボット、キーワード認識(フォームの入力など)、自動化(メッセージフローをトリガーするなど)の3つが、最も一般的なボットの種類です。
- 社員アンケート
- よくある質問
- 新入社員のオンボーディング
- eラーニングコース
- カスタマーサポートのチケット
- フォーム
- コンプライアンス
ボットを使い始める方法や、ボットの適切な利用によって得られるメリットについて、詳しくはこちらをご覧ください。
Securitas SwedenのWorkplaceによるデジタルトランスフォーメーション
午後の講演では、Securitas Swedenのマーケティングコミュニケーション部門長を務めるJens Granath氏が、最近行われたWorkplaceの導入について話してくださいました。
驚くべきことに、Securitas Swedenの社員の80%が夜間に仕事をしています。Workplaceを導入するまでは、違う曜日に同じシフトで勤務する2人の夜警担当者が互いにコミュニケーションをとる方法はありませんでした。
Workplaceの導入以前は、Securitas Swedenの地域オフィスでは掲示板がコミュニケーションの中心として使われていました。
Workplaceにより、Securitas Swedenはデジタルトランスフォーメーションを広げられただけではなく、社員の距離を近づけ、会社のあらゆる側面に人間らしさを加えることができました。「私たちにとって、マネージャの顔をWorkplaceで確認できることが重要なのです」とJens氏は述べています。
Workplaceを使って何が変わったのでしょうか。
- Workplaceの導入によって会社が「より小さく」。ビジネスに関わるすべての人がビジネスの状況を把握できるようになり、同僚同士の距離が近づいた
- Workplaceコミュニティを通じ、社員発のイノベーションが著しく増加
- メールの数が著しく減少
- 「連絡の垣根」が低くなり、社員同士の連絡と連携がより行いやすくなった
- フィードバックとインプットがより迅速に
- 危機管理の向上
- マーケティングのためにオリジナルコンテンツのハブを作成
「Workplaceのおかげで、社員が密接に仕事をするとアイデアが生まれやすくなることがわかりました」
– Securitas Sweden、マーケティングコミュニケーション部門長、Jens Granath氏
Securitas SwedenのWorkplaceコミュニティによるイノベーションの一例に、オフィスの何も飾られていない壁を社員が飾り付けるアイデアがあります。
さまざまな安全設備をオフィスのあちこちに置く代わりに、すべてを1か所に集めて壁に飾るというアイデアを、ある社員が思いつきました。
この社員は、仕上げに壁をSecuritas Swedenのブランドカラーで塗り、Workplaceでシェアしました。
ブランドイメージを表した壁にはWorkplaceで多くの「いいね！」と称賛が集まり、すぐに口コミが広がりました。別のオフィスでもブランドのイメージで壁を飾るようになり、Securitas Swedenは正式なアイテムを作成することにしました。
こうして移動可能なポップアップ式のブランドイメージの壁が作成され、イベントで飾られたり、移動ディスプレイとして使用されています。
Workplaceリーダーと中核チームによるインサイト
この日の最後には、Workplaceから4人のリーダーが登壇してパネルセッションを行い、日々の業務でWorkplaceを最大限に活用する方法についてのアドバイス、製品インサイト、実用的なヒントなどをシェアしました。
リーダーたちがおすすめするWorkplaceアドバイスをご紹介します。
Workplaceディレクター、Julien Lesaicherre
日時指定の投稿と投稿の下書きを活用しましょう。これらの機能は優れた時間管理方法です。日時指定の投稿では、月曜の始業時や毎週決まった日時など、投稿日時を事前に計画して配信できます。
投稿の下書きでは、投稿を何度も変更したり追加したい場合に、Workplaceを離れることなく長文の投稿を簡単に管理できます。
プロダクトマーケティングディレクター、Christine Overby
Workplaceで「自分のみ」のグループを作成しましょう。このグループは1日に行った複数のミーティングのメモをとるのに最適で、前回ミーティングでのメモやアイデアを探す必要がある場合でも簡単に戻って検索することができます。また、今後のミーティングの準備にも役立ちます。
ソリューションアーキテクト、Jennifer Hunt
お知らせハブを使いましょう。そして、ハブにアクセスするたびに100%関連性のあるお知らせを受け取れるように、受け取るお知らせを適切に設定してください。
これによりデイリーお知らせで仕事を管理しやすくなり、その他のことはニュースフィードで確認できるようになります。
プロダクトデザイナー、Namit Chadha
1対1のグループを設定しましょう。マネージャやよく一緒に仕事をする同僚と1対1のグループを作成すると、メールを使わなくても投稿やWorkplaceチャットでコミュニケーションできるようになります。
これにより、最新の状況を全員に簡単に伝えることができ、検索も可能です。また、自分がシェアしたアップデートを閲覧したか、「いいね！」やリアクションをしたかを確認することもできます。
