インスタントメッセージをビジネスで使う際の7つの重要なアドバイス
ビジネスの場でインスタントメッセージを使う際に気を付けるべき最も基本的なルールをご紹介します。
電話ほど押しつけがましくなく、メールよりも高速なインスタントメッセージ(IM)は、チームのコラボレーションに最適です。また、仕事以外の生活で経験している即時性を職場でも活用したいというY世代の社員の希望にもぴったりです。
Workplaceチャットのようなアプリでは、ボタンをタップするだけで同僚と連絡を取ることができます。メッセージ、ライブ動画、写真のシェアは、チーム間の連携を強化し、迅速に意思決定し、常に発想し続けるための優れた方法です。
ただし、インスタントメッセージをビジネスで活用する際には、次のようにいくつかのルールがあります。
Workplaceを使って業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
1. 即時性のあるツールであることを忘れない
仕事でメールを使い慣れている人は、送信前にメッセージを読み返して慎重にチェックすることが習慣になっているため、送信が遅れることもあるかもしれません。メッセージは、即時性というその性質上、本当に言いたいことがわからないまま送信してしまうおそれがあるため、何も考えずにボタンをタップする前に必ず再確認しましょう。
2. 常に実務的に
仕事中であることを忘れずに、プロにふさわしい主題と礼儀正しく丁寧な口調を心がけましょう。メッセージ相手によっては、絵文字を使って生き生きとしたビジネスメッセージを作成しても何の問題もありませんが、やり過ぎないようにしましょう。
3. 作業の邪魔にならないようにする
人は、仕事ではより速く効率的にコミュニケーションを取りたいと思うものです。実際、企業の4分の3以上がメールを非効率的なコミュニケーションツールであると考え、その速度に不満を持っています。しかし社員は、即答を迫られることが、ビジネスでインスタントメッセージを利用するうえでの最大の難点だと思っています。作業の邪魔になることがないよう、すぐに対応する必要のない投稿用のチャネルを作ってもよいでしょう。
4. 社内ルールを把握する
インスタントメッセージをビジネスコミュニケーション用ツールキットに加える場合は、必ずポリシーを策定して、ふさわしい使い方やインスタントメッセージでシェアできる情報の種別を定めましょう。社員は、インスタントメッセージに関する社内ルールをよく理解して守るようにします。
5. 本題から逸れない
メッセージをやり取りしていると、つい雑談を始めたくなってしまうことがあります。脱線しないよう意識的に努力しましょう。そうすれば仕事が早く片付き、雑談の時間が増えます。
6. 切り上げるタイミングを見極める
インスタントメッセージの目的は、コミュニケーションをスピードアップさせることです。そのため、延々と続くメッセージの中で、自分が常に質問に答え、言いたいことを明確にしようとしていることに気づいたら、電話をかけるか、直接相手と会って話した方が早くて簡単かもしれません。
7. IMは適した内容に使用する
インスタントメッセージは優れたツールですが、どんなタスクにも適したチャネルであるとは限りません。インスタントメッセージは簡潔にすべきなので、言いたいことが長くなりそうな場合は、メールの方が適切かもしれません。あるいは、Workplace by Facebookのグループに投稿することをおすすめします。デリケートな問題について意見を交わす場合は、直接会って話す方がよいでしょう。
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