ビジネス向けインスタントメッセージ: 10の基本ルール
職場でインスタントメッセージを使う際に気を付けるべき最も基本的なルールをご紹介します。
ビジネス向けテキストメッセージは増加傾向にあり、インスタントメッセージ(IM)のトラフィックは兆単位に達しています。職場でのコミュニケーションを向上させる方法が増えている中で、ビジネス向けインスタントメッセージは最も効果的で人気のある方法の1つであることが証明されており、2023年にはテキストメッセージが37%増加しました。
職場でインスタントメッセージを使うメリット
インスタントメッセージを適切に使うと、職場でのコミュニケーションをさまざまな方法で改善できます。
回答が迅速に
メッセージを使うと、仕事を大きく中断せずに問題を解決したり、質問に答えたりできます。Forbesによると、平均的な社員はメールへの返信におよそ90分かかりますが、テキストへの返信にはわずか90秒しかかかりません。
形式張らない
メッセージを使うと、ハイブリッドワーカーやリモートワーカーを含む全員が常に最新情報を把握していると感じるため、会議の必要がなくなります。また、社員がどのように感じているかを知ることができるため、長いアンケートを実施しなくても意見や姿勢を把握できます。
信頼性
電話とは異なり、インスタントメッセージはコミュニケーションの記録が残ります。また、信頼性もあります。Veritasがオフィスワーカーを対象に行った調査によると、米国では93%がインスタントメッセージを信頼できる合意の証拠と見なしていることがわかりました。
生産性とコラボレーション
電話よりも押しつけがましくないIMは、仕事以外の生活で経験している即時性を職場でも活用したいというZ世代の社員の希望にもぴったりです。社員の45%が、インスタントメッセージツールをビジネスで利用することで生産性が向上すると回答しており、49%がチームのコラボレーションが促進されると回答しています。
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職場でインスタントメッセージを使うための10のルール
インスタントメッセージをビジネスで活用する際には、全社員が従うべき次のようなルールがあります。
1.即時性のあるツールであることを忘れない
仕事でメールを使い慣れている人は、送信前にメッセージを読み返して慎重にチェックすることが習慣になっているため、送信が遅れることもあるかもしれません。メッセージは、即時性というその性質上、本当に言いたいことがわからないまま送信してしまうおそれがあるため、何も考えずにボタンをタップする前に必ず再確認しましょう。
2.常に実務的に
職場でビジネスメッセージを使う際には、仕事環境にいることを忘れずに、仕事に関連する主題と礼儀正しく丁寧な口調を心がけましょう。相手によっては、絵文字を使って生き生きとしたビジネスメッセージを作成しても何の問題もありませんが、やり過ぎないようにしましょう。
3.機密情報に注意を払う
インスタントメッセージツールを仕事で誤って使うと、セキュリティや機密保持の違反につながる可能性があります。職場でのインスタントメッセージに関する調査によると、全世界のオフィスワーカーの71%が、会社の機密データや重要なビジネスデータを共有していることを認めています。したがって、共有できるものとできないものについて、企業側が明確にする必要があります。
4.作業の邪魔にならないようにする
人は、仕事ではより速く効率的にコミュニケーションを取りたいと思うものです。職場でのインスタントメッセージのやり取りは直接的かつ高速ですが、即答を迫られることに圧力を感じ、それが仕事の妨げになる可能性があると考える社員もいます。忙しい時には配慮し、本当に急を要さない限り、その問題が緊急であることを伝えないようにしましょう。また、特定のプロジェクトやすぐに注意を払う必要のない投稿については別のチャネルを使うようにしましょう。
5.同僚の仕事と生活のバランスを尊重する
インスタントメッセージをビジネスで使う場合、勤務時間と不在のお知らせを尊重する必要があります。インスタントメッセージを送信する前に、勤務時間外の返信が本当に必要かどうかを考えましょう。
6.全員が使えるようにする
さまざまなビジネス向けインスタントメッセージツールが提供されているため、全員が同じツールにアクセスして利用できるようにすることが不可欠です。
7.本題から逸れない
メッセージをやり取りしていると、つい雑談を始めたくなってしまうことがあります。脱線しないよう意識的に努力しましょう。そうすれば仕事が早く片付き、雑談の時間が増えます。
8.ソーシャルチャットをビジネスから切り離す
職場でIMを使ってビジネス以外のチャットをするスペースを設けることには大きなメリットがあります。メッセージは、関係を構築し、友達を作るのに役立ちます。社員エンゲージメントの鍵の1つは職場に親友がいることであるため、このことは重要です。IMの価値を最大化するには、ビジネスインスタントメッセージソフトウェアで別個のチャットチャネルを設定して、仕事とソーシャルのチャットを分離します。
9.切り上げるタイミングを見極める
インスタントメッセージの目的は、コミュニケーションをスピードアップさせることです。そのため、延々と続くメッセージの中で、自分が常に質問に答え、言いたいことを明確にしようとしていることに気づいたら、電話をかけるか、直接相手と会って話した方が早くて簡単かもしれません。
10.IMは適した内容に使用する
IMは職場でのコミュニケーションを向上させる優れたツールですが、どんなタスクにも適したチャネルであるとは限りません。インスタントメッセージは簡潔にすべきなので、言いたいことが長くなりそうな場合は、メールの方が適切かもしれません。あるいは、Workplace by Facebookのグループに投稿することをおすすめします。デリケートな問題について意見を交わす場合は、直接会って話す方がよいでしょう。
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